10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất: So sánh năm 2024

monday.com đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính dễ sử dụng và chức năng. Nó cung cấp 14 cách khác nhau để xem công việc của bạn (không tính các ứng dụng của bên thứ ba và các chế độ xem cụ thể theo chức năng), hơn 200 mẫu chất lượng cao và mọi thứ từ theo dõi thời gian cho đến tự động hóa, chia sẻ tệp nâng cao.

Các công cụ quản lý dự án như thế này có thể đáng sợ – đặc biệt nếu chúng có nhiều tính năng. Nhưng monday.com đã tránh được vấn đề này bằng một bộ tổng hợp tài nguyên học tập đồ sộ và giao diện thân thiện với người dùng giúp đơn giản hóa việc điều hướng. Nói một cách đơn giản: Mọi thứ diễn ra chính xác như bạn mong đợi.

Vấn đề thực sự duy nhất là monday.com thay đổi liên tục (gần như hàng năm), nên bạn có thể cần phải rất thường xuyên bỏ thêm chút công sức để học hỏi lại cho thành thạo. Mặt khác, điều này đồng nghĩa bạn sẽ không phải lo lắng về việc sử dụng phần mềm lỗi thời.

monday.com có ​​bản dùng thử miễn phí 14 ngày1, do đó bạn có thể trải nghiệm mọi tính năng Pro của nó trước khi mua một gói trả phí.

ClickUp là một nền tảng quản lý dự án linh hoạt mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mình. Từ chế độ xem tùy chỉnh cho đến tự động hóa, bạn có thể cực kỳ chi tiết khi tổ chức các dự án và nhiệm vụ của mình. Bạn cũng có thể thử nghiệm bố cục và màu sắc để tùy chỉnh giao diện không gian làm việc của mình.

Nhờ có các tính năng như Whiteboards (Bảng trắng), đội ngũ của bạn có thể cùng nhau động não và thực hiện ý tưởng ở cùng một nơi1. Các công cụ theo dõi thời gian, tài liệu và trò chuyện tích hợp sẵn của ClickUp được thiết kế để tập trung hóa luồng công việc của bạn – và tất cả chúng đều có sẵn trên gói miễn phí.

Nhược điểm? Số lượng lớn các tính năng và lựa chọn tùy chỉnh mà bạn nhận được có thể khiến bạn choáng ngợp, đặc biệt nếu bạn chỉ đang trong quá trình tìm hiểu. Tuy nhiên, nếu bạn sẵn sàng đầu tư thời gian và công sức, ClickUp là một trong những giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ, linh hoạt và phải chăng nhất thị trường.

Sau nhiều tháng thử nghiệm tất cả các loại phần mềm quản lý dự án, tôi có thể nói với bạn rằng Smartsheet là một trong những công cụ có nhiều tính năng nhất thị trường. Nó có thân thiện với người dùng không? Ừm, sẽ cần chút thời gian để học hỏi, nhưng một khi bạn đã hiểu rõ về nó, nó sẽ trở nên cực kỳ dễ sử dụng và điều hướng.

Nếu bạn phải xử lý nhiều thông tin, Smartsheet có các công cụ để giúp bạn tổ chức mọi thứ1. Bạn có thể tạo các báo cáo với thông tin từ bất kỳ tài liệu nào, thêm các bằng chứng được đóng dấu thời gian vào tệp video, tự động nhập câu trả lời từ một biểu mẫu vào bảng tính và còn nhiều nữa.

Ứng dụng hơi quá chăm chút vào giao diện kiểu cách kế toán với các nút màu xám và các góc sắc nét. Ngoài ra, nếu mà nó có tính năng trò chuyện và theo dõi thời gian được tích hợp sẵn thì sẽ rất hay. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng Smartsheet là một đối thủ đáng gờm khi nói đến quản lý dự án.

Jira gần như đồng nghĩa với các dự án phần mềm và CNTT, và có lý do chính đáng. Nó được thiết kế cho các đội nhóm Agile để tạo một dự án và có một nguồn chân lý duy nhất1 cho tài liệu của nó, đồng thời, nó được tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ cho mục tiêu này. Ngoài các tính năng quản lý dự án tiêu chuẩn mà bạn mong đợi, bạn có thể tích hợp kho mã của mình để xem các thành viên trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm về việc gì.

Bạn cũng sẽ có thể sắp xếp hợp lý hóa luồng công việc của mình bằng cách chia nhỏ dự án của bạn thành các không gian riêng biệt. Mặc dù điều này nghe có vẻ phản trực quan với năng suất của bạn, nhưng nó hoàn toàn phù hợp với phương pháp Agile. Ví dụ: thay vì bị phân tâm bởi các báo cáo lỗi mới đến, bạn có thể lưu chúng vào một dự án riêng biệt để xử lý trong lần chạy nước rút (sprint) trong tương lai.

Jira cũng có rất nhiều thứ để cung cấp cho các đội nhóm có quy mô khác nhau. Nó tuyệt vời cho các đội nhóm nhỏ và cá nhân nhờ gói miễn phí hào phóng của nó. Bạn sẽ không nhận được một số tính năng tiên tiến nhất (chẳng hạn như toàn quyền kiểm soát truy cập của người dùng), nhưng bạn sẽ nhận được dư thừa tính năng để duy trì hoạt động của dự án. Đối với những đội nhóm lớn hơn 10 người, các gói trả phí của Jira mang lại giá trị tuyệt vời – và thậm chí bạn sẽ được giảm giá trên mỗi người dùng nếu bạn có hơn 100 người dùng.

Teamwork không có nhiều tính năng như một số công cụ khác trong danh sách này. Nhưng đây có thể là một điều tốt. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản lý dự án thì Teamwork là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Nói vậy không có nghĩa là nó thiếu bất cứ thứ gì quan trọng. Tôi mất chưa đầy 20 phút để thiết lập một dự án1 với một trang tổng quan tùy chỉnh, chế độ xem Gantt và nhật ký thời gian. Tính năng trình theo dõi nhiệm vụ là một điểm nổi bật, vì nó giúp các thành viên trong đội cập nhật tiến trình của một nhiệm vụ, ngay cả khi họ không được giao công việc nào.

Cho dù bạn có dự định sử dụng Teamwork về lâu dài hay không, tôi cho rằng đây vẫn là một nơi tuyệt vời để tìm hiểu về các công cụ quản lý dự án. Và ai biết? Có lẽ bạn sẽ yêu thích nó. Chắc chắn có rất nhiều thứ để bạn thích.

Zoho Projects đặc biệt tuyệt vời để giao tiếp trong một đội quy mô vừa. Bạn có thể liên hệ với đội của mình thông qua trò chuyện, các diễn đàn, trang và nhận xét được tích hợp sẵn cho các nhiệm vụ cụ thể. Mỗi tùy chọn đều có công dụng riêng biệt.

Kết quả là phần mềm này tạo điều kiện giao tiếp thông suốt và cởi mở giữa các thành viên trong đội1. Và đó là chưa tính đến các tích hợp với phần còn lại trong hệ sinh thái của Zoho, điều này biến Projects trở thành trung tâm một điểm đến đáp ứng mọi nhu cầu về năng suất của bạn.

Việc sắp đặt tính năng bất tiện và đường cong học tập dốc khiến Zoho Projects không thực sự tuyệt vời. Tuy nhiên, nếu giao tiếp hiệu quả là ưu tiên hàng đầu của bạn, hoặc bạn đã là người dùng các ứng dụng năng suất của Zoho thì Zoho Projects chắc chắn nên nằm trong tầm ngắm của bạn.

Striven là phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) với các mô-đun để quản lý dự án, tài chính, hàng tồn kho, CRM và nguồn nhân lực. Mặc dù chỉ là một phần nhỏ trong bộ công cụ mạnh mẽ của Striven, nhưng các tính năng quản lý dự án của nó có phạm vi rộng đáng kinh ngạc. Bạn nhận được tính năng theo dõi nhiệm vụ và thời gian, biểu đồ Gantt, mẫu dự án và nhiều cách thức để cộng tác với đội nhóm của bạn.

Giao diện rõ ràng và trực quan của Striven giúp bạn dễ dàng phân công công việc, lưu nhật ký số giờ hoặc tạo báo cáo để theo dõi tiến trình của mình. Ngoài ra, nhờ có kho lưu trữ tài liệu tích hợp, bạn có thể dễ dàng tìm và chia sẻ tệp.

Tuy nhiên, phạm vi sử dụng rộng đi kèm với mức giá không hề rẻ – đặc biệt nếu bạn chỉ cần chức năng quản lý dự án. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một trung tâm phần mềm tất cả trong một để sắp xếp mọi hoạt động kinh doanh của mình1, bạn không thể tìm được dịch vụ nào tốt hơn Striven.

Như bạn có thể đoán được qua tên gọi, biểu đồ Gantt là điểm mạnh của TeamGantt. TeamGantt là một trong những ứng dụng đơn giản nhất để tạo biểu đồ Gantt. Mọi tính năng đều là kéo thả, giúp việc thêm các phụ thuộc, nhiệm vụ phụ và cột mốc trở nên dễ dàng.

Cùng với 21 mẫu sẵn sàng để sử dụng và một giao diện đẹp, bạn có được một công cụ cực kỳ thân thiện với người dùng để tạo biểu đồ Gantt chỉ trong vài phút1.

Các dự án lớn hơn có thể đòi hỏi những chức năng nâng cao mà TeamGantt đơn giản là không cung cấp. Ngay cả đối với những dự án nhỏ, các tùy chọn cộng tác đội nhóm, chia sẻ tệp và theo dõi tài nguyên cũng bị hạn chế.

Tuy nhiên, TeamGantt là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn cần một biểu đồ Gantt đẹp mắt và bạn cần nó ngay bây giờ.

Với hầu hết các công cụ quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ năng suất đội nhóm, Bonsai nổi bật khi chỉ tập trung vào những người làm việc tự do và các công ty nhỏ. Những người làm việc tự do sẽ đặc biệt đánh giá cao các mẫu hợp đồng đã được luật sư hiệu đính, được tạo sẵn của Bonsai1 và trình tạo hợp đồng giúp thiết lập dự án tiếp theo của bạn một cách dễ dàng.

Tất cả các hợp đồng được lưu trữ trong công cụ CRM tích hợp, đồng nghĩa bạn không còn phải tìm kiếm trong vô số tệp để tìm tài liệu pháp lý của mình. Thêm nữa, mỗi khi bạn tạo một dự án mới, Bonsai sẽ tự động tạo hóa đơn cho bạn mà bạn có thể gửi chỉ với một cú nhấp chuột. Tất cả được gói gọn trong một giao diện trực quan, dễ sử dụng đã thực sự gây ấn tượng với tôi khi tôi đang thử nghiệm phần mềm này.

Thật không may, các công cụ quản lý dự án của Bonsai khá giới hạn so với nhiều công cụ khác trong danh sách này và bạn sẽ gặp khó khăn khi cộng tác với đồng nghiệp chỉ thông qua công cụ này. Nó không phù hợp lắm cho các đội ngũ tập đoàn hoặc các dự án chi tiết hơn. Tuy nhiên, nếu bạn là một người làm việc tự do hoặc một công ty nhỏ, các tính năng tự động hóa luồng công việc của Bonsai sẽ hoạt động hiệu quả để tối ưu hóa luồng công việc của bạn.

HubSpot là một công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) chứ không phải là một công cụ quản lý dự án, đó là lý do tại sao nó nằm ở vị trí cuối cùng trong danh sách của tôi. Bạn vẫn có thể thiết lập các nhiệm vụ, tạo quy trình công việc tự động và tạo các trang tổng quan tùy chỉnh. Chỉ có điều chúng không phải là những mục đích chính của ứng dụng này.

Mục đích chính của HubSpot là gì? Ừm, HubSpot cho phép bạn quản lý các quy trình bán hàng và tiếp thị. Với HubSpot, bạn có thể củng cố mối quan hệ với khách hàng, theo dõi tài chính và cải thiện mức độ tương tác của khách truy cập trên website của bạn.

Bạn không thể tiếp cận khá nhiều tính năng quản lý dự án như các chế độ xem dòng thời gian khác nhau hoặc tạo đường cơ sở. Nhưng nếu bạn cần một công cụ CRM và một công cụ quản lý dự án kết hợp thành một thì HubSpot có thể cung cấp những thứ tốt nhất của cả hai lĩnh vực với mức giá của một ứng dụng duy nhất1.