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Che tu sia il manager di un piccolo team, un freelance con l’agenda sempre piena o uno studente che punta a una migliore organizzazione del proprio tempo, il giusto software di project management può fare miracoli per la produttività. Il problema, purtroppo, è che un software di gestione dei progetti può risultare costoso e non tutti possono permetterselo.
Per fortuna, esistono strumenti di project management gratis. Quindi il problema è risolto, giusto? Basterà sceglierne uno e mettersi al lavoro? In realtà no, c’è da vedere che sia un buon prodotto!
Infatti, purtroppo è pieno di soluzioni che, nelle loro versioni gratuite, offrono funzionalità inferiori agli standard. Inoltre, la scelta può risultare difficile, dato che sembrano tutti molto simili, almeno sulla carta. Ho dunque voluto testare personalmente decine di strumenti per selezionare le 6 migliori soluzioni di project management gratis.
A livello generale, il mio miglior consiglio è usare monday.com. Il suo piano gratuito copre solo due persone, ma grazie agli oltre 200 modelli che offre sarai in grado di gestire ogni genere di progetti o quasi. All’interno di un progetto potrai anche creare dei semplici documenti di testo, ideali per prendere appunti mentre lavori.
Sei a corto di tempo? Ecco i migliori software di project management gratis del 2024
monday.com1 – Strumenti di organizzazione completi per utenti singoli o in coppia.
ClickUp1 – Nessun limite di utenti o di attività, per coprire anche i progetti più grandi.
Smartsheet1 – Funzioni avanzate per la gestione dei progetti e con un lungo periodo di prova.
Cosa cerchiamo nel miglior software di project management gratis
Ogni soluzione proposta in questo articolo è ottimizzata per un differente tipo di utente, quindi non hanno tutte le stesse caratteristiche. Tuttavia, per rientrare in questa selezione, dovevano certamente offrire alcune funzionalità essenziali:
Una versione gratuita che sia davvero utile. Non basta che l’utente possa utilizzare il software gratuitamente, deve anche essere in grado di gestire un progetto dall’inizio alla fine senza spendere un centesimo.
Usabilità. La condizione ideale sarebbe che l’utente sia in grado di avviare il progetto non appena si iscrive. Ogni strumento di project management comporta una curva di apprendimento, ma è certamente utile che sia il più facile da usare possibile.
Vista del progetto. Vedere il proprio progetto attraverso una lente diversa può aiutare a pensare le cose in maniera nuova. Tutti i software di questa lista offrono differenti modalità di visualizzazione dei progetti.
Dashboard e reportistica. Ogni tanto è necessario avere una visione d’insieme del proprio progetto. Le soluzioni proposte offrono differenti opzioni per la dashboard e i report, in modo da poter visualizzare i dati del progetto nel modo più chiaro.
Modelli di progetto. Poiché la finalità è anche quella di avviare il progetto il prima possibile, i modelli possono essere utili per scrollarsi di dosso un certo lavoro extra di impostazione iniziale.
monday.com può essere lo strumento giusto per la tua organizzazione personale
Di solito i software di project management richiedono qualche compromesso: o sono facili da usare ma non molto versatili, oppure sono pieni di funzioni ma eccessivamente complicati da usare. Dico “di solito” perché monday.com va in controtendenza, combinando versatilità e usabilità meglio di qualsiasi altra soluzione simile.
La sua interfaccia è visivamente apprezzabile, ha un design intuitivo e offre un’ampia selezione di guide all’uso iniziale; tutto questo permette di capire come muoversi e impostare le cose praticamente senza sforzo. È inoltre sorprendentemente flessibile, grazie ai differenti tipi di colonne, alle funzioni di reporting e ad automazioni semplici da configurare.
Il piano gratuito presenta tuttavia alcune limitazioni. Per cominciare, limita l’uso a un massimo di due utenti, poi mancano alcune delle migliori funzioni dei pacchetti a pagamento, come la Timeline (sequenza temporale) e la vista Gantt. Per organizzazioni di maggiori dimensioni, il piano Standard offre un numero illimitato di utenti, flussi di lavoro automatici e la vista Timeline.
Anche senza questo, comunque, per me monday.com è la migliore soluzione gratuita per lavoratori individuali1. Con il piano gratuito non potrai coprire un’intera azienda, ma se vuoi semplicemente gestire meglio il tuo carico di lavoro personale, monday.com è la scelta giusta.
Caratteristiche
Oltre 20 tipi di colonne. Nella vista Tabella, è possibile aggiungere colonne di base con testo e numeri, fino a colonne con indicazioni di progresso o menu a tendina.
App per Android e iOS. L’app mobile consente di aggiornare, creare o eliminare ogni attività in qualsiasi momento. Questo ti aiuterà a tenere aggiornato il carico di lavoro ovunque tu possa trovarti.
Creazione di documenti personalizzati. Oltre alla classica possibilità di caricare file, monday.com permette anche di creare semplici documenti di testo all’interno della piattaforma. Magari non sarà l’editor di testo più avanzato in circolazione, ma è comunque molto funzionale se hai bisogno di indicare rapidamente molte informazioni per un’attività.
Varietà di modelli. Monday.com offre oltre 200 modelli specializzati, con categorie che spaziano dal marketing al design, passando per lo sviluppo software e l’ambito educativo. Ogni modello è stato accuratamente pensato per includere ogni funzionalità tendenzialmente necessaria fin dall’inizio.
La vista List di ClickUp è colorata e facile da cogliere al primo sguardo, ideale per team molto impegnati
Se hai familiarità con qualche genere di software, saprai che le versioni gratuite limitano sempre ciò che si può fare. Pertanto, ti aspetterai che questo software di project management restringa il numero di utenti, vero? È quanto accade con gran parte dei servizi gratuiti, ma ClickUp fa eccezione. Con il piano gratuito di ClickUp potrai aggiungere tutti gli utenti che vuoi. Ma non solo, potrai anche aggiungere un numero illimitato di attività1, quindi le dimensioni del team e del progetto hanno come unico limite la tua immaginazione (e, naturalmente, la natura del tuo business).
La versione gratis di ClickUp permette anche di utilizzare le sue semplici automazioni. Molti altri strumenti di project management consentono l’uso delle automazioni nei piani a pagamento, condizione anche giusta, ma non certo ideale se si lavora con attività ricorrenti. Otterrai solo 100 azioni al mese, ma è comunque meglio di niente.
Per quanto io sottolinei la generosità del piano gratuito di ClickUp, dovrai sopportare alcune limitazioni. Puoi gestire solo 5 Spaces (Spazi, ossia progetti) alla volta, con una capacità di storage limitata a 100 MB. È sicuramente funzionale, eccetto per team più grandi con un maggior numero di progetti, che dovranno probabilmente optare per la versione a pagamento. La buona notizia per loro è che i piani a pagamento di ClickUp sono tra i più economici sul mercato e hanno un ottimo rapporto qualità-prezzo.
Caratteristiche
Oltre 500 modelli. Creare un nuovo progetto è facilissimo, grazie alla miriade di modelli di ClickUp. Ne esiste uno per praticamente ogni caso d’uso e sono tutti dotati di una guida per aiutarti a muovervi i primi passi.
Collaborazione in tempo reale. Permette di aggiungere alla dashboard un widget di chat per accentrare la comunicazione pertinente a un progetto specifico. È inoltre possibile modificare documenti a più mani e scrivere sulla vista Whiteboard (Lavagna) in tempo reale, agevolando le attività di brainstorming del team.
Funzione di tracciamento del tempo incorporata. È possibile tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività, all’interno dell’attività stessa o al suo lato, nella vista List (Elenco), in modo da poter vedere facilmente dove viene speso il tempo.
Integrazioni già pronte. ClickUp dispone di oltre 50 integrazioni già pronte (chiamate ClickApp) per servizi come Slack, GitHub e persino Figma. È possibile utilizzarne quante ne vuoi per personalizzare la propria area di lavoro.
30 giorni di prova sono più che sufficienti per gestire un progetto complesso con Smartsheet
Sì, sì, porta pazienza… So bene che Smartsheet non offre una versione gratis, però concede una prova gratis di 30 giorni1 con accesso completo alle sue funzioni premium. Considerata la flessibilità di Smartsheet, si tratta di un tempo più che sufficiente per gestire un progetto di corta durata.
Il punto di forza di Smartsheet sono i suoi fogli di calcolo, chiamati “griglie”, che offrono un’ampia flessibilità per l’organizzazione e la visualizzazione dei progetti. A seconda del tipo di colonne presenti in una griglia, è possibile trasformarla rapidamente in un pannello Kanban, in un diagramma di Gantt o in una vista Calendar (Calendario).
Se stai lavorando a un progetto su larga scala e con enormi quantità di dati, Smartsheet ha tutti gli strumenti che servono, a te e al resto di un eventuale team. Smartsheet consente di inserire commenti e taggare altri membri del team in qualsiasi elemento, da griglie specifiche a interi documenti. Sono disponibili anche strumenti avanzati di test per team che lavorano a progetti video.
Smartsheet presenta una certa curva di apprendimento, quindi potresti non riuscire a portare a termine tutto durante i 30 giorni di prova. Se punti alla gestione di progetti su larga scala e a lungo termine, ti consiglio il piano Pro (che tra l’altro è sorprendentemente economico). Come servizio non sarà davvero gratuito, ma l’incredibile versatilità di Smartsheet lo rende sicuramente degno di una prova.
Caratteristiche
Report potenti. I report di Smartsheet sono speciali griglie che consentono di mostrare e modificare dati specifici da altri documenti. Permettono l’inserimento di dati da qualsiasi griglia o anche da altri report. Qualsiasi modifica apportata al report si rifletterà automaticamente sulla fonte dei dati, e viceversa.
Dashboard personalizzate. Le dashboard sono rappresentazioni visive dei dati di un progetto. Puoi creare tutte le dashboard che desideri e personalizzarne ogni aspetto, dalle informazioni che intendi mostrare a dove e come mostrarle.
Strumenti avanzati di prova. I membri del team possono aggiungere commenti e note personalizzate a qualsiasi file presente in Smartsheet. Per i file video, queste note possono anche recare una marcatura temporale.
Flussi di lavoro automatici. I flussi di lavoro possono fare di tutto, dall’aggiornamento delle informazioni su una griglia all’invio di promemoria personalizzati, passando per la modifica della sequenza temporale di un progetto. Soprattutto, potrai creare e modificare i flussi di lavoro con un intuitivo editor visivo, senza dover ricorrere a pesanti formule.
L’area di lavoro di Jira è completamente personalizzabile e consente di costruire una soluzione che si adatti perfettamente al proprio stile
I piani gratuiti vanno di solito in due direzioni: o forniscono miriadi di funzioni per solo una manciata di utenti, oppure offrono funzionalità limitate per il numero di utenti che si desidera. Queste due impostazioni risultano certamente ottimali per gran parte dei team, ma non molto per le agenzie: è quindi troppo chiedere il meglio di entrambi questi stili di servizio gratuito? Per Jira è fattibile: non soltanto il generoso piano gratuito di Jira Work Management pone un limite di 10 utenti, ma ti permetterà anche di seguire tutti i progetti che vuoi. All’interno di ciascun progetto, inoltre, è possibile tenere traccia di un numero illimitato di attività.
Oltretutto, il piano gratuito di Jira Confluence copre lo stesso numero di utenti per un numero illimitato di spazi e pagine. Pertanto, risulta possibile estendere il piano gratuito di Jira con un numero persino maggiore di funzioni gratis. È la soluzione perfetta per le agenzie, in quanto consente di conservare in modo accentrato tutta la documentazione, note e appunti nonché le modifiche collaborative.
Detto questo, non tutto è perfetto. Con il piano gratis, come supporto potrai accedere solo alla community e ai canali di assistenza self-service di Jira. Per quanto siano buone risorse, non saranno mai alla pari con l’aiuto fornito da una persona reale. Non è economico fare l’upgrade a un piano a pagamento, ma non è neanche qualcosa da mandare in bancarotta: ha un costo più o meno equivalente a quello di un piano di livello medio di altri strumenti simili.
Caratteristiche
Automazioni illimitate. La versione gratis di Jira consente un numero illimitato di automazioni per ogni singolo progetto, condizione che aiuta a non perdere tempo con cose ripetitive. Se vuoi automatizzare delle attività tra diversi progetti, avrai a disposizione 100 utilizzi al mese.
Pagina iniziale per ogni utente. Nessuno oltrepasserà più una scadenza, grazie alle homepage di Jira per singoli utenti, che mostrano le attività assegnate a ogni risorsa, quelle recenti sui progetti di interesse e altro ancora. Inoltre, è possibile configurare una dashboard personalizzabile per tenere traccia di progetti specifici.
Editing in tempo reale. Se usi Jira Confluence, potrai modificare i documenti con altri membri del team in tempo reale. Ogni documento riporta la cronologia dettagliata delle modifiche, consentendo un agile ripristino di versioni precedenti, se necessario.
2 GB di storage. Con il piano gratuito avrai a disposizione un’ampia quantità di spazio di archiviazione. Passando a un piano a pagamento, si estenderà fino a 250 GB, e se ti serve ancora più spazio puoi integrare servizi di cloud storage come Dropbox o OneDrive.
L’invitante interfaccia di Teamwork rende meno intimidatoria la gestione dei progetti
Un software di project management può scoraggiare gli utenti alle prime armi. Funzioni altamente specializzate, terminologia poco familiare e interfacce spesso troppo tecniche possono creare forti grattacapi agli aspiranti project manager. Teamwork rimuove ogni ostacolo con un design intuitivo e facile da esplorare.
Questo, però, non significa certo che sia povero di funzioni, perché Teamwork fornisce tutto il necessario per avviare il tuo primo progetto. Oltre a poter gestire le attività, è possibile creare fatture di base, tracciare il tempo di lavoro e condividere fino a 100 MB di file. È possibile anche modificare il colore e i temi dell’interfaccia.
Inoltre, se vuoi fare un upgrade, non dovrai necessariamente scegliere il piano più costoso, perché anche con il piano Deliver, il più economico, permette di aggiungere un numero illimitato di utenti e collaboratori. Con questo piano, se non hai bisogno di tutte le caratteristiche e funzionalità possibili, potrai gestire un team di medie dimensioni a soli $54.99 al mese.
Caratteristiche
Funzione di tracciamento del tempo incorporata. Traccia facilmente il tempo di lavoro che tu e i tuoi colleghi dedicate alle diverse attività.
Creazione di fatture di base. Teamwork è una delle poche soluzioni che consente di creare fatture di base nella versione gratuita.
Sottoattività e dipendenze. A volte è necessario essere più specifici, andare oltre la semplice assegnazione di attività. Aggiungendo sottoattività e dipendenze potrai mantenere un maggior grado di controllo su ciò che viene fatto e come.
Dashboard di base. Teamwork non offre le dashboard più avanzate che esistano, ma consente comunque di visualizzare le informazioni più importanti con una semplice occhiata.
Zoho Projects è buono per team remoti che dipendono dalla fluidità di comunicazione
Se il tuo team utilizza già i servizi di Zoho, allora Projects è logicamente il passo seguente. Tuttavia, non è l’unica ragione per usarlo, perché Zoho Projects permette di gestire incredibilmente bene la comunicazione nel team.
Se stai facendo un lavoro che richiede grande attenzione ai dettagli, Zoho Projects assicura che tutto il team sia sempre sulla stessa linea, grazie allo strumento per tracciare problemi, alla messaggistica integrata e al feed live.
Trovo notevole anche la gestione delle attività: è possibile aggiungere commenti e caricare file, impostare priorità e specificare percentuali di completamento. Inoltre, se hai bisogno di una visione più completa dello stato corrente, ladashboard del progetto ti offre una rapida visione di ogni informazione rilevante, come le attività con ritardo, eventuali problemi segnalati e un grafico dell’avanzamento.
Come immaginerai, il piano gratuito presenta alcune limitazioni: ad esempio, permette di aggiungere solamente fino a 3 utenti e di lavorare su 2 progetti alla volta. C’è anche un limite di 10 MB di storage, quantità alquanto limitata. Se gestisci un team numeroso, vale la pena investire nel piano Premium di Zoho Projects.
Caratteristiche
Dipendenze avanzate per le attività. Zoho Projects consente di scegliere tra 4 diverse dipendenze di attività. Ogni volta che si imposta una dipendenza, l’attività si sposterà automaticamente sulla sequenza temporale, per evitare conflitti.
Tracciamento di problemi all’interno della singola attività. È possibile collegare problemi a un’attività specifica utilizzando l’apposito strumento di tracciamento, che permette di impostare il livello di gravità di un problema, assegnarlo a utenti specifici e caricare risoluzioni personalizzate. Quando si inserisce un problema in una milestone, questa si potrà contrassegnare come completa solo una volta risolta la questione segnalata.
Feed personalizzato per ogni progetto. Il feed consente di avviare e mantenere conversazioni, proprio come sui social media. Grazie a questa semplice funzione, è possibile mantenere una comunicazione aperta e fluida nell’ambito di ogni singolo progetto.
Report sulle attività di base. Zoho Projects offre una selezione di report di base, con semplici grafici a torta che riassumono lo status, il grado di avanzamento delle milestone, la priorità, il completamento, il responsabile ed eventuali tag per ogni attività creata.
La qualità non deve per forza avere un costo elevato
Un software di project management di qualità può aiutare a portare la produttività a un altro livello. Ora sai anche che non è necessario spendere molto per realizzare questa potenzialità; anzi, addirittura nulla. Esistono numerose soluzioni gratis per la gestione di progetti, utilizzabili anche fin da subito per migliorare la propria organizzazione.
Se non punti a gestire un team, monday.com ti aiuterà a organizzare al meglio il tuo programma di lavoro1, come nessun altro strumento del genere permette di fare.
Se invece stai cercando di mettere ordine a progetti di maggiori dimensioni, il piano gratuito di ClickUp ti permetterà di creare un numero illimitato di attività1 per tutti gli utenti necessari.
Infine, se il tuo interesse è gestire un progetto grande e complesso con scadenze ravvicinate, Smartsheet offre le funzioni più potenti1 fra gli strumenti di questa lista, anche se presenta una certa curva di apprendimento.
Dai un’occhiata alla nostra tabella di confronto per capire qual è il software più adatto alle tue esigenze.
Piano gratuito
Migliore caratteristica
È il migliore per
Dashboard in italiano
Prezzo di partenza
monday.com
✔
Ottimo equilibrio tra usabilità e flessibilità
Individui che
cercano uno strumento organizz
ativo potente
Nei termini più semplici possibili, un software di project management aiuta i team a gestire tempistiche, carichi di lavoro e altri aspetti di un progetto. La maggior parte dei software di project management consente di assegnare attività, fissare scadenze e comunicare con i membri del team.
A seconda dello strumento, sarà possibile anche creare fatture, stabilire dipendenze tra attività e automatizzare l’inserimento di dati.
Qual è il miglior software di project management gratis?
Non c’è una singola risposta giusta a questa domanda, perché esistono tanti ottimi software gratis per gestire progetti (e altrettanti che non sono poi questo granché) e la soluzione giusta varierà in base alle esigenze di ognuno.
Se cerchi solo uno strumento che ti aiuti a gestire meglio i tuoi progetti personali, ti consiglio monday.com, perché il suo piano gratuito è di gran lunga il più completo e ha un’interfaccia molto facile da usare.
Ho davvero bisogno di un software di project management?
Direi che, per individui e piccoli team, dipende: ad alcuni, un software di project management permette di migliorare enormemente la produttività, la gestione del tempo e la comunicazione. Per altri, invece, potrebbe solo complicare il flusso di lavoro.
Per i team più grandi e/o che lavorano da remoto, in particolare quando i progetti sono più complessi, un software di project management è praticamente indispensabile, anche perché, se non altro, aiuterà a evitare che si trascurino dettagli importanti e che si verifichino errori di comunicazione significativi.
Come si fa a scegliere il software di project management giusto?
Quando si sceglie un software di gestione di progetti, è necessario considerare le esigenze specifiche della persona o del team. Se il lavoro avviene da remoto, saranno necessarie potenti soluzioni di comunicazione. Se il budget è limitato, esistono ottimi strumenti di project management gratis e con piani a pagamento accessibili, che includono funzionalità premium per la produttività e che potrebbero valere la spesa.
Per un esame approfondito delle soluzioni disponibili, consulta la nostra lista dei migliori software di project management del 2024.
Andrés Gánem è da tempo scrittore freelance e creatore di contenuti. È originario del Colorado, ma è cresciuto in Messico. Quando non è intento a scrivere, anche se dovrebbe, lo si può trovare a leggere romanzi d’avventura, a giocare ai videogiochi o a bere una quantità di caffè indubbiamente deleteria. Se lo vedi, digli di mettere giù quell’ulteriore tazza, perché sarà già fin troppo sovreccitato.
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