Avis sur Google Workspace 2025

Des outils de productivité puissants et intuitifs

S’il est surtout connu pour ses outils populaires de communication, de collaboration et de création, Google Workspace peut également vous aider sur la gestion de projets. Ce n’est pas ce à quoi je m’attendais quand j’ai décidé de tester ses fonctionnalités. Il ne s’agit pas vraiment d’un logiciel de gestion de projets, mais Workspace est ultra versatile, avec des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour organiser des projets et préserver un flux de travail productif.

Workspace est une excellente option pour la communication et la collaboration, qui sont deux aspects essentiels de la gestion de projet. Les messages et les commentaires en temps réel sont intégrés à Docs, Sheets, Slides, et d’autres applis. Le chat en direct et les réunions virtuelles vous aident à vous connecter à vos collègues et vos clients à un niveau plus personnel.

Et comme Workspace est basé sur le cloud (même si vous pouvez travailler hors ligne), il convient bien aux équipes hybrides, à distance ou dans plusieurs endroits. Il offre un abonnement gratuit généreux pour jusqu’à 100 utilisateurs, avec lequel les concurrents comme Microsoft 365 (pas d’abonnement gratuit) et Zoho Projects (3 utilisateurs) ne peuvent pas rivaliser.

Après avoir rigoureusement testé Workspace, je le recommande en tant que solution complète pour les freelancers, les autoentrepreneurs et les PME qui ont de gros besoins en matière de gestion de projet. Les plus grosses entreprises auront probablement besoin d’associer Workspace avec un vrai logiciel de gestion complet, ce qui n’est pas très compliqué parce que son app store contient des intégrations aux meilleurs fournisseurs.

Pendant mes tests de Workspace, j’ai également écumé les avis pour savoir si ses utilisateurs sont satisfaits de ses fonctionnalités et de ses abonnements. Je peux affirmer en toute confiance que si vous cherchez une solution simple pour gérer vos projets et booster l’efficacité de votre équipe, Google Workspace peut être un outil bien adapté à vos besoins.

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Allez chez Google Workspace

Des outils impressionnants pour l’optimisation du flux de travail

Si vous avez un compte Gmail, vous connaissez déjà la plupart des applis Google et vous savez comment elles fonctionnent ensemble.

Workspace pour entreprise ajoute à ses outils de productivité réputés des capacités avancées de communication et de gestion de projet, comme des tableaux de bord d’admin et d’équipe, des réunions virtuelles avec des fonctionnalités interactives, 1 To de stockage sur cloud et une assistance et une sécurité de niveau entreprise.

Ses abonnements donnent également accès à AppSheet, l’outil de développement d’applis sans code de Google, et à sa suite d’outils de productivité alimentée par I.A., Gemini, qui peut vous aider à gérer des tâches répétitives et complexes, pour plus d’efficacité.

Plannifiez et gérez vos projets avec Sheets

Sheets est l’un des meilleurs outils Workspace pour la gestion d’un projet ainsi que le suivi des tâches et des progrès des équipes et individus. Vous pouvez créer des modèles de projet sur mesure dans Sheets ou utiliser un modèle préconçu. Google offre plusieurs modèles, dont des modèles pour les diagrammes de Gantt, les calendriers et les étapes des projets.

Grâce à Sheets, vous pouvez assigner des tâches à certains membres de votre équipe, définir des dépendances, créer un calendrier avec des délais et générer des diagrammes pour afficher des données. Le choix de diagramme est vaste, avec des diagrammes circulaires, des diagrammes chronologiques et des diagrammes en colonne. Il y a aussi des options moins courantes comme des cartes, des organigrammes, etc.

Les applis gratuites et payantes améliorent les capacités de Google Workspace

Si vous aimez la simplicité de Google Workspace mais que vous souhaitez y ajouter des outils supplémentaires, allez jeter un œil à l’app Marketplace. Vous y trouverez une super sélection d’applis gratuites et payantes pour des solutions commerciales populaires comme MailChimp, Slack et Salesforce et des logiciels de gestion de projet et de diagrammes comme Lucidchart, Monday.com, Trello et Jira.

Une fois l’appli ajoutée à Workspace, vous la trouverez dans la barre latérale de Workspace, pas besoin de passer d’une plateforme à l’autre. J’ai beaucoup apprécié l’engagement de Google dans ses tests de chaque application avant leur ajout, ce qui indique qu’elles répondent aux critères de l’entreprise au niveau fiabilité, confidentialité, sécurité et satisfaction des utilisateurs.

Boostez votre productivité avec l’I.A.

Gemini pour Workspace ajoute des capacités I.A. avancées aux outils de productivité de Workspace, pour fluidifier la façon dont vous organisez votre travail, automatisez les tâches et gérez les projets. Vous pouvez ajouter Gemini à n’importe quel abonnement Workspace, mais il est facturé mensuellement.

Vous pouvez accélérer vos tâches quotidiennes en demandant à Gemini de vous aider à rédiger des propositions de vente, générer des plans de projets et analyser des données. Vous pouvez aussi utiliser Gemini pour développer un modèle Sheets personnalisé pour la gestion d’un projet ou trouver des contenus pour une présentation Slides. Il peut aussi vous aider à accomplir des tâches complexes comme concevoir des applis personnalisées pour votre équipe avec AppSheet ou Apps Script.

Améliorez la communication avec les chats Spaces

Google Chat est bien plus qu’une appli de messagerie en direct. Elle vous permet de créer des espaces privés pour gérer les projets individuels de l’équipe et les projets de toute l’entreprise. Quand un espace est privé, seuls les membres d’une équipe et les collaborateurs externes qui travaillent sur le même projet peuvent y accéder.

Une fois que vous avez créé un espace pour un projet, vous pouvez inviter des gens, créer et assigner des tâches, définir les dates et indiquer des tâches comme terminées. Les membres de cet espace ont automatiquement les notifications sur les avancées du projet, peuvent voir des résumés des conversations et discuter des particularités d’un projet, comme les accomplissements, les blocages ou les difficultés. Vous pouvez créer un nombre d’espaces illimité.

Google Workspace est incroyablement simple à utiliser

Son interface intuitive et ses outils faciles à utiliser permettent à tout le monde d’utiliser Google Workspace, même ceux qui ont peu de connaissances techniques. Des millions de gens utilisent déjà de nombreuses fonctionnalités Google chez eux ou au travail, passer à Workspace n’est donc pas très compliqué.

Google aide les utilisateurs les plus nuls en informatique avec de nombreux tutos utiles, des démos pratiques et des articles détaillés. J’ai rapidement pu créer un projet protégé par mot de passe, concevoir un diagramme de Gantt sur Sheets, et créer une chronologie personnelle de projet dans Keep.

Se lancer sur Google Workspace

Pour vous lancer sur Google Workspace, vous devez renseigner votre adresse mail d’entreprise, le nombre d’employés et le pays où l’entreprise est établie sur un formulaire en ligne. Cliquez ensuite sur le bouton « Suivant » et Google vous demandera de saisir le domaine de votre site, l’abonnement qui vous intéresse et vos informations de paiement. Vous n’aurez rien à payer avant la fin de votre période d’essai qui dure 14 jours.

Pendant votre essai gratuit, jusqu’à 10 utilisateurs peuvent vous aider à évaluer les fonctionnalités de Workspace. Vous pourrez aussi changer d’abonnement, ce qui vous permet de trouver plus facilement celui qui convient le mieux à vos besoins. Si vous déterminez que Workspace ne convient pas à votre entreprise, vous pouvez annuler à tout moment pendant la période d’essai.

Tutos, guides détaillés et labo pratique

Une fois votre compte créé, allez jeter un œil au Centre d’apprentissage pour apprendre comment tirer le meilleur parti des capacités de Workspace. C’est l’une des bases de connaissances les plus complètes du marché. Des guides étape par étape, des listes de vérification et des tutoriels vous expliquent comment utiliser ses différentes fonctionnalités, dont l’I.A. Il y a aussi des cours que vous pouvez suivre à votre rythme, des labos d’apprentissage interactifs et des modules de formation vidéo pour un apprentissage efficace.

Le contenu est bien structuré et facile à fouiller. Par exemple, vous pouvez apprendre par produit, par rôle ou par industrie. Il y a même un guide appelé « comment être à l’aise » avec Workspace si vous utilisez Microsoft ou une autre plateforme de productivité.

Intégration simple avec les autres outils d’entreprise

Vous pouvez partager, collaborer, et modifier plus de 100 types de fichiers, dont des documents Microsoft Office et des PDF Adobe sans devoir les convertir en fichier Google. Quand vous envoyez un fichier Microsoft Office sur Google Drive, vous pouvez le modifier et ajouter des commentaires avec Docs, Sheets, et Slides. Tous les changements sont automatiquement enregistrés dans le format Office de départ.

Vous pouvez aussi déplacer des conversations depuis d’autres plateformes comme Slack, et synchroniser des tâches et des projets sur Workspace et d’autres logiciels de gestion de projet. Ça veut dire que vous pouvez lier des Google Docs, Sheets, ou d’autres fichiers à des tâches sur Monday.com ou Asana, mais aussi importer et exporter des données entre les plateformes, ce qui améliore le flux d’information de votre équipe.

Design d’appli sur mesure et sans code

Un des outils les plus flexibles de Google est AppSheet, qui vous aide à concevoir des applis personnalisées pour les besoins spécifiques de votre entreprise. Les guides détaillés de Google permettent tout le monde de concevoir une appli qui s’aligne avec leurs objectifs, même ceux qui n’ont pas de connaissances techniques. Vous pouvez commencer avec un modèle (il en existe des centaines, classés par industrie, utilisation et fonctionnalités) pour lancer le processus de création.

Les capacités d’AppSheet permettent d’automatiser des tâches et d’incorporer l’I.A. et l’apprentissage machine pour améliorer l’efficacité et faciliter les tâches comme la gestion des données. Vous pouvez créer des applis pour le suivi de projet, les ticket informatiques, la gestion de ressources, et même pour créer votre propre CRM.

Workspace est conçu pour la collaboration

Tous les outils Workspace ont des fonctionnalités de collaboration en temps réel, des Docs aux Sheets en passant par le Chat, Meet, et Keep. En plus de pouvoir commenter, envoyer des messages directs et identifier les gens avec un @, vous pouvez créer un Drive partagé pour votre projet d’équipe, préparer des conversations en tête à tête ou des appels vidéo d’équipe, et utiliser Meet pour concevoir une pièce virtuelle pour discuter ou lancer un projet, avec des collègues ou des clients.

Sites de projets et tableaux de bord d’équipe

Les sites de projets protégés par mot de passe sont une sorte de pôle Workspace centralisé pour la gestion de vos projets. Les équipes peuvent collaborer facilement avec différentes ressources, stocker la documentation des projets, intégrer des outils comme Chat, Calendar, Drive, Sheets, et Docs, et tenir informé tous les participants au projet en temps réel.

Les tableaux de bord d’équipe créés avec Sheets ou d’autres outils externes sont utiles pour avoir un aperçu rapide d’un projet et évaluer sa progression. Vous pouvez extraire des données avec Sheets pour créer des diagrammes, des tableaux et des graphiques et avoir des infos précieuses sur les métriques clés d’un projet, définir des alertes automatisées pour évaluer les progrès, identifier les tendances et ajuster les charges de travail selon les besoins. Le tableau de bord de Google Workplace est également disponible en français, ce qui est très pratique.

Partage de fichiers

L’intégralité de votre équipe peut travailler ensemble sur des Docs, Sheets et Slides partagés. Les modifications et les commentaires sont visibles pour tous les participants en temps réel et tous les changements sont automatiquement enregistrés dans l’historique du document. Google vous permet de restreindre l’accès aux fichiers, de définir qui peut lire, commenter, modifier, et même ajouter une date d’expiration pour le partage.

Les drives partagés sont des dossiers Google Drive spéciaux que vous pouvez utiliser pour stocker, fouiller et accéder à des fichiers en équipe. Ils sont parfaits pour les projets spécifiques avec certaines données sensibles auxquelles vous souhaitez limiter l’accès, ou pour accorder un accès unique à certains fichiers.

Appli mobile

Malheureusement, Google Workspace ne propose pas d’appli mobile unique contenant toutes ses fonctionnalités. Cependant, vous pouvez télécharger des applis individuelles sur les téléphones et les tablettes iOS et Android afin que votre équipe puisse collaborer et communiquer en déplacement pour que les tâches et les projets restent prioritaires. Les utilisateurs Android peuvent se connecter à leur compte Workspace depuis leur mobile.

Une fois que vous avez téléchargé et installé les applis (Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat, Voice, Meet et Keep), vous pouvez accéder à des fichiers, les modifier, commenter et envoyer des messages, discuter par chat avec n’importe quel membre de votre équipe, participer à des réunions en vidéo et accéder à des contenus stockés sur le Cloud Google.

Plusieurs options d’assistance, mais les délais de réponses peuvent dépendre de votre abonnement

Google offre plusieurs canaux d’assistance, dont une présence téléphonique 24/24 et 7/7, les emails et le chat en direct, tous disponibles en français pour la plupart des clients Workspace. Mais il réserve sa meilleure assistance aux clients de Enterprise Essentials et Enterprise Business, qui reçoivent des réponses plus rapides, ont accès aux experts ayant les connaissances techniques les plus avancées et à de l’aide pour les intégrations externes.

Google a également des critères prédéfinis sur les délais de réponses aux questions et de résolution de problème. La priorité absolue avec la résolution la plus rapide est la perte totale de service.

Si vous utilisez l’abonnement Standard, vous pouvez payer plus pour obtenir l’assistance Premium ou Améliorée, mais je n’ai pas réussi à trouver leur prix. Si vous utilisez l’abonnement gratuit Essentials, l’assistance se limite à la communauté Google, aux guides en ligne et aux tutos. Pour parler à quelqu’un, vous devrez passer à Essentials Plus.

Pour tester l’assistance, j’ai d’abord parlé à son chatbot sans succès. Comme mes questions n’avaient pas eu de réponses, j’ai demandé à parler à un agent commercial. Ça ne s’est pas très bien passé non plus.

J’ai donc appelé Google. Pas une fois mais deux. Après avoir répondu à quelques questions posées par le serveur vocal interactif, on m’a dit d’attendre un représentant, mais je n’ai jamais été connectée à quelqu’un. Le serveur vocal m’a expliqué que l’agent n’était pas disponible et m’a conseillé de rappeler plus tard, ce que j’ai fait mais sans succès.

Bizarrement, j’ai réussi à contacter l’assistance un dimanche matin et j’ai obtenu des réponses utiles à certaines de mes questions. J’ai parlé à un agent d’assistance Workspace qui n’a pas pu répondre à mes questions sur l’abonnement Business, mais qui m’a envoyé un lien de contact pour l’équipe commerciale.

D’un autre côté, j’ai trouvé que les ressources en ligne proposées par Google étaient claires, utiles et complètes. Avec un abonnement Business Workspace, vous pouvez regarder des démos, accéder à des astuces de productivité pour différents scénarios, participer à des tutos et des formations, et bien plus encore.

La gamme d’abonnements et de tarifs convient à différents besoins

Google offre une des plus grandes gammes d’abonnement du marché dans le domaine de la productivité ou de la gestion de projet, ils sont 18 en tout. Il existe un abonnement Workspace pour tous les besoins, des freelancers et des petites équipes aux grandes entreprises, aux établissements scolaires et aux organisations caritatives à but non lucratif.

Contrairement à Microsoft, Google propose un abonnement gratuit, appelé Workspace Essentials Starter. Il contient ses outils de productivité importants mais ne donne pas accès aux fonctionnalités qu’on retrouve dans ses abonnements payants. Il convient mieux aux freelancers, aux autoentrepreneurs et aux petites entreprises qui peuvent se passer de certaines fonctionnalités avancées et se contenter d’une assistance limitée.

Il existe quatre abonnements Business Workspace qui conviennent aux entreprises d’absolument toutes les tailles. Ces abonnements ont des tarifs compétitifs comparés aux autres suites de productivité et de gestion de projet. L’abonnement Starter démarre à $6.00 par utilisateur et par mois, offre les réunions en visio pour jusqu’à 100 personnes, un service client disponible 24/24 et 7/7, des espaces de chat avec un accès pour les clients et les invités, ainsi qu’une sécurité de haut niveau.

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Allez chez Google Workspace

Tous les abonnements à Workspace, y compris l’abonnement gratuit Essentials, donnent accès à des projets illimités, ce qui est rare pour un logiciel de productivité ou de gestion de projet. L’espace de stockage est également assez généreux, à partir de 15 Go par utilisateur dans la version gratuite et jusqu’à 50 To pour l’abonnement Enterprise.

Les établissements scolaires peuvent opter pour l’abonnement gratuit Education Fundamentals ou obtenir des tarifs réduits sur d’autres abonnements à Workspace. Si vous êtes enseignant, vous pouvez accéder à des outils uniques comme Classroom et Assignments pour gérer le travail de classe, créer un tableau de bord et améliorer la participation des élèves.

Google offre également aux organismes à but non lucratif une version gratuite de Workspace et réduit les frais de ses abonnements business jusqu’à 79 %. Elles peuvent également bénéficier de 10 000 $ (ce qui représente environ 9200 €) en crédits Google Ad et YouTube Nonprofit Program.