Discuter d’un projet freelance avec un client [Guide 2024]

Hourrah ! Le client a aimé votre proposition et vous a contacté pour avoir plus de détails. Vous êtes désormais dans la phase délicate entre proposition et contrat, où vous devez comprendre ce que veut le client et communiquer de façon claire vos besoins à vous.

Ce qu’il faut savoir avant de commencer

Avant de vous lancer dans la signature du contrat, il est important de savoir exactement ce que le client attend de vous. C’est votre chance de vérifier si les attentes du client sont réalistes, s’il est fiable, et aussi le moment d’établir tous les paramètres de vos responsabilités.

Délais

C’est le premier sujet à aborder.

• Quels sont les délais de réalisation de ce projet ? Il faut s’assurer que ce soit réaliste par rapport à la charge de travail. Vous pouvez poser des questions au client, comme « combien de temps pensez-vous que ce projet peut prendre ? » ou « quelles difficultés pourraient compliquer la réalisation du projet dans les délais ? ».
• Y a-t-il d’autres délais à respecter dans ce projet ? Vérifiez quand le client souhaite recevoir le premier jet par exemple, ou quand il souhaite recevoir telles ou telles parties du projet, comme certaines pages web importantes.
• Pendant combien de temps le client peut-il vous envoyer ses retours ? Il ne faut pas se retrouver dans une situation où le client vous demande une nouvelle révision six mois après avoir reçu le projet et s’attend à ce que ce soit inclus dans le prix initial.
• Quand recevrez-vous le paiement ? Si vous devez être payé à la fin du projet, il faut déterminer ce qui constitue la fin du projet : par exemple, vous pourriez considérer qu’une appli est terminée une fois que vous avez fini d’écrire le code, mais le client pourrait considérer qu’elle est terminée une fois qu’elle a été testée par des utilisateurs quelques semaines plus tard the client.
• Comment devez-vous soumettre le projet ? Quel(s) format(s) de fichier désire le client ? Veut-il que vous envoyiez directement votre travail sur son site ou son serveur ?

Un petit conseil : communiquez avec votre client pour déterminer quand le travail est considéré comme terminé. Est-ce quand vous l’envoyez par pièce jointe dans un e-mail, ou quand il est marqué comme « terminé » dans la liste des tâches du gestionnaire de projet ? Cela va affecter les délais (et le moment où vous pourrez facturer le projet).

L’étendue du travail

Vous devrez aussi comprendre pleinement l’étendue du travail. Posez des questions comme :

• Combien de révisions sont incluses dans le projet ? vous aurez besoin de vous mettre d’accord sur ce qui constitue une révision acceptable et ce qui est considéré comme un changement de direction du projet. Par exemple, changer la couleur de l’arrière-plan d’un site peut être considéré comme une révision acceptable, mais changer la mise en page complète de cette page non.
• Combien de brouillons désire le client ? Par exemple, on peut demander aux designers de fournir deux ou trois versions du logos, ou quelques options de page d’accueil alternatives.
• Qui est votre contact principal au sein de l’entreprise et quel est son rôle ? Souvent, vous travaillerez avec la personne qui a pris contact avec vous, mais parfois, c’est un autre membre du personnel qui vous contactera pour tel ou tel projet.
• Y a-t-il une partie du projet qui est déjà terminée ? Quelle taille fait cette partie ? Par exemple, vous pourriez penser devoir créer un nouveau site de A à Z, pour découvrir ensuite que les bases existent et qu’il ne reste qu’à les compléter.
• Quels sont les détails techniques ? Par exemple, un développeur de logiciel doit savoir quelles fonctions inclure dans une appli, un graphiste doit savoir quelles dimensions le logo doit faire, et un comptable doit savoir quelles législations suivre. Pour vous couvrir, demandez un résumé écrit de tous ces détails avant de signer votre contrat.

Faites attention : chaque freelancer doit avoir conscience du « flou juridique » d’un projet : ce moment où le projet évolue lentement et dévie de l’accord original pour devenir complètement autre chose, sans accord de votre part. Ne laissez pas vos clients vous imposer ce genre de choses. Rapportez-vous au contrat pour vous assurer que le projet reste sous contrôle.

Traiter avec un client indécis

Les projets les plus difficiles à traiter sont ceux qui sont mal définis. Comment gérer un client qui demande un nouveau site web ou une série d’article de blogs sans plus de précisions ? Vous pourriez produire un résultat exceptionnel qui peut satisfaire votre client, ou vous pourriez créer quelque chose de chouette, mais qui ne plaira pas au client.

Voici quelques astuces pour gérer un client qui ne donne pas de description précise du projet.

• Encouragez le client à réfléchir au projet jusqu’à ce qu’il ait une meilleure idée de ce qu’il veut. Posez éventuellement des questions sur l’objectif du projet pour aider le client à déterminer ses besoins.
• Faites des suggestions sur l’étendue du projet. Au fur et à mesure que votre expérience augmente, vous apprendrez à reconnaître ce dont une entreprise a besoin et avoir assez confiance en vous pour faire des suggestions. Quand vous avez un doute, demandez. Ne partez pas du principe que les besoins de l’entreprise sont exactement ceux que vous avez en tête.
• Dans certains cas, vous pourrez rédiger la description du projet vous-même et l’envoyer au client pour qu’il donne son accord. Parfois, c’est de ça dont le client a besoin : il lit la description et se dit « ce n’est pas ce que je recherche », ou suggère quelques changements et accepte votre vision.
• Préparez vos questions relatives à votre embauche. Les réponses que vous obtiendrez peuvent servir de base à chaque projet. Cela vous fait gagner du temps et vous évite de devoir deviner les besoins de votre client, et ça lui permet de définir exactement ce qu’il recherche. Par exemple, un graphiste peut poser des questions sur les couleurs et les styles de la marque, tandis qu’un développeur de logiciel peut demander trois exemples de sites ou d’applis qui correspondent à l’objectif.
• Certains clients ne parviennent jamais à se décider. Dans ces cas, la meilleure chose à faire est parfois de vous éloigner du projet. Ne vous lancez pas dans des projets trop obscurs, vous risqueriez de vous retrouver dans un vortex de révisions et de changements sans jamais arriver au terme du projet.

Astuce : enregistrez vos questions sur un fichier facile à partager avec vos clients pour éviter de devoir les rédiger à chaque fois de A à Z. Nous vous recommandons de l’enregistrer dans un Google Doc ou sur un fichier Dropbox. De cette manière, vous pourrez y accéder de n’importe où.

Comprendre la vision de votre client

Avoir une vue d’ensemble sur le projet ne signifie pas simplement recevoir la liste des exigences techniques. Si vous êtes dans une profession créative, il faut aussi apprendre à comprendre les besoins de votre client. Cela signifie qu’il faut pousser la vision au-delà de la simple description du projet.

Il est important de réussir à intégrer les valeurs et de votre client et de sa marque. Est-ce que le message est plutôt tendance ou plutôt traditionnel ? La marque se concentre-t-elle sur la croissance de sa clientèle en général, ou cherche-t-elle à attirer un type de client en particulier ? souhaite-t-elle que vous suggériez de nouvelles idées ou que vous sous contentiez de suivre les paramètres de la description ?

D’une certaine façon, c’est facile de comprendre les exigences techniques. Mais il peut s’avérer plus délicat de comprendre le style désiré pour une page web ou l’ambiance voulue pour une vidéo. Par exemple, un client peut demander quelque chose de contemporain, mais c’est difficile de savoir ce que ça signifie pour lui. Ce serait dommage de passer des heures à créer une vidéo rigolote pour découvrir ensuite que le client voyait quelque chose de plus sombre.

C’est pour ça que rien ne remplace la communication. Plus vous parlez avec votre client, plus vous le comprendrez. Voici quelques questions qui peuvent vous aider à mettre au clair ce que veut le client :

• Pouvez-vous me donner trois ou quatre mots pour décrire votre marque ?
• Existe-t-il des sites/logos/blogs/images qui transmettent le style que vous souhaitez ?
• Pouvez-vous me donner d’autres marques qui partagent votre style ?

Rédiger votre contrat

Une fois que vous avez suffisamment parlé du projet avec le client et que vous pensez avoir pleinement compris ce que le projet implique, il est temps de rédiger votre contrat. Ne vous en faites pas : pas besoin d’être avocat pour faire ça bien. Il existe plusieurs modèles de contrat proposés en ligne, pour chaque type de freelancer.

Votre contrat n’a pas non plus besoin de faire plusieurs pages de long. D’ailleurs, de nombreux clients utilisent la proposition comme contrat et la signent pour signifier un engagement mutuel.

Voici les points que vous devez inclure à chaque contrat :

• Le prix. Vous devrez spécifier s’il s’agit d’un montant fixe ou si c’est calculé à l’heure. Vous pouvez aussi demander une partie de la somme en avance, en général entre 20 et 50 %, surtout s’il s’agit d’un gros projet. Demander une avance est courant pour les projets à prix fixe, mais pas pour ceux facturés à l’heure.
• Quand le paiement est dû exactement. S’il y a des frais de retard pour le paiement, incluez-les, ainsi que les autres frais que vous pourriez devoir facturer.
• Les points de contrôle que vous devez respecter pour pouvoir vous faire payer, et ce qu’il se passe si vous ne les respectez pas.
• Que se passe-t-il si le clien2t ne vous donne pas toutes les informations ou ressources dont vous avez besoin pour terminer ce projet à temps ?
• Que se passe-t-il si le projet est annulé avant d’être terminé ? Cela inclut le montant du paiement que vous percevrez et à qui appartient le travail à partiellement terminé.
• Pour quoi exactement le produit pourra être utilisé ? Par exemple, si vous concevez un t-shirt pour un séminaire d’entreprise, l’entreprise a-t-elle le droit de réutiliser le même design deux ans plus tard pour des sweats ?
• À qui appartient le travail une fois terminé ? Par exemple, est-ce que l’entreprise peut vendre le thème du site que vous avez créé ? Pouvez-vous réutiliser les photographies que vous avez prises pour un projet ? Cela inclut aussi des considérations comme savoir si votre nom sera attaché au contenu ou si vous apporterez une participation discrète au projet.
• Un accord de non divulgation (ou non disclosure agreement, NDA) est important pour montrer votre intégrité et rassurer votre client : il stipule exactement ce que vous pouvez partager ou non à propos du projet.
• Quelles ressources ou outils doit fournir le client, pour que vous puissiez faire votre travail.

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