Freelancer : Gérez votre temps pour booster la productivité

Chaque freelancer est tenté de croire qu’il est possible d’organiser son travail autour de vie. Cette approche peut devenir dangereuse. Pour réussir comme freelancer, vous devrez planifier votre travail comme si vous bossiez dans un bureau. Il est important de prendre votre travail au sérieux, il faut donc le prévoir au moment de la journée le plus productif pour vous. Cela peut être tôt le matin, tard le soir, ou plus classique, de 9h à 17h. Le but, c’est de choisir le meilleur moment de la journée pour vous.

N’oubliez pas : ce qui fonctionne pour la majorité des freelancers peut ne pas marcher pour vous. Vous devez déterminer le moment de la journée auquel vous êtes le plus productif ou productive. Ce n’est pas parce que des experts de l’industrie déclarent commencer le travail à 9h du matin après une tasse de café que vous devez faire de même. Si c’est l’après-midi que votre productivité est la meilleure, c’est le moment où vous devrez travailler.
Ce qui est vraiment important, c’est de se fixer une routine qui marche pour vous. C’est toujours une bonne chose de « délimiter » votre temps de travail en vous faisant une tasse de café, en allumant votre ordinateur, en fermant la porte de votre bureau ou en vous installant à votre table préférée du café du coin. Avoir une routine pour démarrer sa journée de travail facilite la transition et vous permet de vous mettre dans le bain.

Ce n’est pas seulement une question de quand vous travaillez, mais aussi d’où vous travaillez. L’image d’Épinal des freelancers qui travaillent sur la plage ou dans un bar de hipster est sympa, mais il est impossible de se concentrer dans de tels endroits. Avec quelques tests et quelques erreurs, vous finirez par trouver un endroit qui est à la fois confortable, qui vous permet de vous concentrer sur votre travail et où le sable ne risque pas d’infiltrer votre clavier.

Comment jongler avec de nombreux projets

De nombreux freelancers ont du mal à jongler avec plusieurs projets à la fois. Cela peut être difficile : des clients différents, de nombreux délais, une avalanche d’e-mails dans les deux sens… vous devrez parfois peut-être effectuer des modifications urgentes pour un client tout en communiquant avec un autre pour parler d’un nouveau projet. Comment s’acquitter de toutes vos responsabilités ?

Vous devez trouver votre propre façon de fonctionner, mais voici quelques astuces pour vous faciliter la tâche :

• Utilisez un calendrier pour rester à jour de vos obligations et vos délais, et pour ne pas accepter par erreur deux projets urgents pour le même moment. Si vous avez plusieurs projets en cours, prévoyez un temps de travail pour chacun d’entre eux. De cette façon, vous lui consacrerez toute votre attention sans interrompre votre travail pour passer à une autre tâche urgente.
• Si vous êtes sur un énorme projet qui vous semble vraiment impossible à gérer, séparez-le en plusieurs éléments. Faites une liste de tâches séparées et donnez un délai à chacune d’entre elles pour rendre le projet plus facile à gérer.
• Utilisez un outil de gestion de projet. Pas besoin d’opter pour quelque chose d’ultra sophistiqué, de nombreux freelancers se contentent d’un simple tableau Excel qui affiche chaque tâche et les délais correspondants.
• Enregistrez tous vos e-mails relatifs au travail pour pouvoir vérifier les délais et les instructions dès que vous le souhaitez. Il peut être avantageux de créer un dossier e-mail séparé pour chaque client, pour pouvoir trier leurs e-mails et que ça reste clair.
• Calculez combien de temps vous travaillez. Même si vous n’êtes pas payé·e à l’heure, c’est une bonne habitude à prendre. Cela vous aide à savoir combien de temps vous avez passé sur un projet, et facilite les estimations futures. Cela veut aussi dire que vous ne pouvez pas vous auto-persuader d’avoir travaillé huit heures alors que vous en avez passé trois à boire du café en regardant votre fil Facebook.
• Les outils de partage de fichiers en ligne comme Google Drive, Dropbox, ou Microsoft OneDrive sont de bonnes options pour que les projets restent organisés, ainsi que pour partager les tâches terminées avec vos clients. Créez un dossier pour chaque client, et ajoutez des sous-dossiers pour les différents projets si nécessaire. Vous pouvez ranger tous les fichiers nécessaires dans le dossier client correspondant pour pouvoir facilement les trouver quand vous en avez besoin.
• Soyez réaliste quant à la quantité de travail que vous pouvez abattre. Si vous vous sentez dépassé·e par le nombre de projets que vous avez acceptés, il est probablement temps de freiner un peu.

Faut-il utiliser les plateformes de freelance avec modération ?

On peut facilement penser que plus il y en a, mieux c’est quand il s’agit de plateformes de freelance. En théorie, plus vous êtes inscrit sur des plateformes de freelance différentes, plus vous aurez d’opportunités, et plus vous trouverez de travail. Mais ça ne marche pas vraiment comme ça.

Pour tirer le meilleur parti de la plupart des sites de freelance, il faut y passer du temps. Il est judicieux de regarder les offres d’emploi régulièrement, et d’avoir un profil mis à jour constamment. Pour décrocher un travail, vous devez rédiger des propositions pour les jobs qui vous intéressent ou participer à un concours. Tout cela prend du temps. Si vous êtes sur trop de sites à la fois, vous aurez moins de temps pour chercher du boulot et pour répondre à toutes les offres qui attirent votre regard.

Il est impossible de donner un nombre idéal de plateformes pour chaque freelancer, mais vous devez faire preuve de sélectivité. Quand vous commencez votre carrière de freelancer, mieux vaut vous contenter d’un site ou deux. Prenez le temps de comprendre comment ils fonctionnent, et de créer un profil de qualité. Avec un peu d’espoir, vous aurez choisi les bons sites et vous décrocherez vite du travail.

Si les choses ne se passent pas bien pour vous sur les deux premières plateformes, essayez d’en ajouter une troisième. Quatre plateformes, ça commence à faire beaucoup, plus que ça et les choses risquent de vous échapper.

En tant que freelancer débutant, mieux vaut opter pour un abonnement gratuit jusqu’à ce que vous ayez assez d’expérience. Si vous avez déjà beaucoup d’expérience dans votre domaine et si vous êtes un freelancer expérimenté qui essaie simplement une nouvelle plateforme, vous pouvez vous pencher directement sur la version premium /payante. En général, ça booste votre visibilité sur le marché, ce qui est une très bonne stratégie pour les freelancers expérimentés mais nouveaux sur la plateforme.

Les meilleurs outils de suivi et de gestion de projets pour les freelancers

Si vous trouverez dans cette liste des outils spécifiques à un domaine en particulier, il y a aussi des outils essentiels à chaque freelancer, peu importe son industrie ou sa situation géographique.

En général, il vous faudra deux types d’outil :

Les outils et applis de suivi de temps vous aident à surveiller le temps que vous passez sur un projet. Les meilleurs calculent automatiquement vos tarifs, vous permettent d’enregistrer vos dépenses, et d’assigner facilement du temps à différents clients et projets.

Les outils et applis de gestion de temps remplacent le bon vieux stylo et l’agenda. C’est ce que vous utilisez pour planifier des projets, respecter vos délais et gérer vos obligations professionnelles.

Certains outils combinent les deux, gestion du temps et suivi. Voici nos neufs meilleurs outils et applis de gestion/suivi pour freelancers :

Asana est l’une des applis de gestion de projets les plus populaires auprès des freelancers, des managers et des petites entreprises. Avec Asana, vous pouvez créer des projets, les diviser en plusieurs tâches et même les assigner aux autres, ce qui est très pratique en cas de collaboration. Vous pouvez aussi communiquer avec vos clients et vos collaborateurs depuis l’appli, ce qui en fait une bonne solution de communication. L’interface est simple à utiliser, et vous pouvez télécharger des pièces jointes, vous envoyer des rappels par e-mail ou en envoyer aux collègues, et bien plus encore.

Trello est un outil de gestion de projet très visuel. L’interface simple vous permet de créer des tableaux et d’y accrocher différentes tâches et différents projets. Vous pouvez séparer les projets en étapes séparées, assigner des tâches à vos collaborateurs, définir des délais et partager des pièces jointes. Les projets sont fluides et vous pouvez faire passer les tâches « à faire » à « fait » très simplement.

Wunderlist est une appli de gestion de projet très populaire pour entreprises, familles et agences, grâce à sa façon de passer d’une plateforme à l’autre. Wunderlist peut tirer des informations relatives aux délais et aux tâches de vos e-mails, et les organiser selon vos projets créés, vous n’aurez donc plus d’excuse si vous oubliez votre prochaine tâche. Wunderlist permet également aux utilisateurs de définir des délais et d’envoyer des rappels.

Thrive allie suivi de temps et gestion de projet avec facturation et suivi clients. Vous pouvez créer des projets, assigner des délais et suivre l’évolution chronologique de chaque projet, mais vous pouvez aussi facilement envoyer des factures directement depuis l’appli. Thrive stocke les informations de contact de vos clients et surveille les données clients comme la rentabilité, le nombre de clients qui reviennent, et leurs secteurs.

Bonsai est un outil facile à utiliser qui combine gestion de projet, suivi de temps, facturation et suivi des dépenses. Vous pouvez créer des projets et des propositions, les diviser en plusieurs tâches, définir des délais et suivre vos avancées à l’heure ou par étape. Bonsai aide aussi les freelancers à créer et à envoyer des contrats. Pouvoir gérer son temps et ses dépenses au même endroit que ses factures rend le processus plus efficace.

Quire est un outil de gestion de projet et de suivi de temps facile à utiliser. Ses nombreux raccourcis clavier permettent de facilement ajouter, modifier et suivre des tâches. Vous pouvez définir des délais, suivre vos heures et vos avancées, et déplacer des tâches d’un projet ou d’un sous-projet à l’autre. Quire vous permet aussi de partager facilement des projets individuels, pour que vous puissiez envoyer les détails et implications d’un projet à un seul client.

Toggl est l’une des applis de suivi de temps les plus utilisées. Elle est simple, intuitive et efficace.  Vous pouvez créer plusieurs projets et suivre vos heures pour chaque tâche. Toggl vous permet aussi d’ajouter vos heures manuellement si vous n’avez pas pu utiliser leur chrono, et il propose une appli mobile en plus de la version pour ordinateurs.

FreshBooks combine suivi de temps et gestion de projet time avec un logiciel de facturation simple, ce qui le rend encore plus utile. Vous pouvez suivre vos heures sur différents projets et avec différents clients, puis utiliser ces données pour envoyer vos factures directement depuis l’outil.

TimeCamp est une appli de suivi de temps avancée. Elle permet aux freelancers de suivre le temps à facturer, que vous fonctionniez à l’heure ou à la tâche. Vous pouvez ensuite émettre vos factures depuis l’appli. TimeCamp inclut un calendrier visuel pour que vous puissiez prévoir vos projets en fonction de vos disponibilités professionnelles. TimeCamp ne contient pas d’outil de gestion de projet, mais s’intègre très bien à des applis comme Asana pour la gestion de projet avancée.

Astuce de pro : trouver le bon outil de gestion peut être difficile et les erreurs sont courantes et nécessaires. Ne vous sentez pas obligé·e de continuer à utiliser le premier que vous avez essayé s’il ne convient pas à vos besoins. Profitez des versions gratuites et des essais pour les essayer et déterminer quel outil est fait pour vous.

Automatiser votre processus quand vous travaillez en freelance

L’automatisation peut sembler représenter une grosse décision pour un freelancer, mais après tout, vous gérez votre entreprise vous-même, et ça inclut aussi toutes ces tâches répétitives qui prennent tellement de temps. En les automatisant, vous gagnez du temps, que vous pouvez consacrer aux tâches qui vous rapportent de l’argent, ou même à vos loisirs. Voici certains des meilleurs outils d’automatisation de tâche pour les freelancers :

• Zapier vous permet d’automatiser des tâches en créant des « zaps ». Vous pouvez créer un zap pour partager automatiquement vos publications de blog sur vos réseaux sociaux, envoyer des alertes par mail quand des offres d’emploi pertinentes sont publiées sur les plateformes de freelance, et bien plus encore.
• Invoice Ninja est un excellent outil d’automatisation des rappels de paiement. Vous pouvez aussi l’utiliser pour envoyer automatiquement des factures mensuelles à certains clients.
• AND CO est un outil versatile pour automatiser sa comptabilité. Vous pouvez automatiser vos factures, vos rappels de paiement, accepter les règlements de vos clients de manière automatique, suivre les dépenses et automatiser la réconciliation et la catégorisation.
• Painless1099 automatise les paiements des impôts des entreprises américaines. Il calcule le montant que vous devez payer, le retient sur vos revenus et vire le montant sur votre compte courant, puis l’envoie à l’IRS au bon moment.
• MailChimp et AWeber sont deux très bons outils d’automatisation des e-mails. Vous pouvez mettre en place des réponses automatiques pour l’accueil des nouveaux clients et répondre aux requêtes initiales de manière automatique, déclenchées par certains mots ou par le chemin que les clients ont suivi sur votre site web.
• Bidsketch automatise le processus chronophage de la rédaction de proposition. Vous pouvez y diriger vos nouveaux clients pour qu’ils reçoivent automatiquement vos propositions.
• Stripe et Payoneer sont deux manières d’automatiser le traitement des paiements de vos clients. Avec ces outils, vous pouvez accepter les paiements en ligne et les traiter automatiquement pour qu’ils arrivent sur votre compte bancaire, sans devoir encaisser de chèque ou donner vos informations bancaires à chaque fois.
• Zoho et Insightly sont des outils de CRM (Customer relation Managment ou gestion des relations clients). Avec ces outils, les freelancers peuvent automatiser des tâches comme le suivi des demandes des clients, ils peuvent rassembler des informations sur les nouveaux clients et les classer de façon claire.

Comment maximise votre productivité quand vous travaillez

Quand on est freelancer, chaque minute passée sur une tâche non rentable est une minute gâchée. Ce sont des tâches comme faire votre planning, donner des nouvelles de vos avancées, répondre aux e-mails des clients, chercher des nouveaux projets, envoyer vos factures et gérer vos finances. Le problème c’est que ces tâches font partie intégrante de la vie d’un freelancer.

Pour la petite histoire : James est programmeur de logiciel. C’est un virtuose du code, mais quand il s’agit de maintenir l’ordre dans un bureau, ce n’est pas la même histoire. Après avoir perdu quelques clients à cause d’e-mails ratés, il a engagé un assistant personnel en freelance. James gagne 500 $ de l’heure et paie son assistant 40 $ de l’heure. Son assistant répond aux demandes des clients, crée les factures, et enregistres les dépenses pendant que James se concentre sur la programmation. C’est la solution parfaite pour James : ses finances et son bureau sont mieux organisés et il a plus de temps pour se concentrer sur les projets les plus rentables.
Voici trois astuces pour vous aider à organiser votre temps de travail afin d’être plus productif, tout en évitant les tâches administratives trop chronophages.

1. Effectuez vos tâches professionnelles en lot. Cela signifie allouer du temps dans votre journée pour effectuer toutes les petites tâches au même moment. Prévoyez 15 minutes pour consulter vos mails et y répondre tous les jours à la même plutôt que d’interrompre votre travail dès que vous recevez un e-mail. Réservez des sessions de 90 minutes pour vous concentrer sur votre projet sans vous arrêter pour consulter vos messages.
2. Consacrez les moments où vous êtes le plus concentré·e aux tâches les plus difficiles. Par exemple, si c’est le matin que vous êtes le plus efficace, profitez-en pour travailler sur vos projets les plus importants. Gardez les tâches les plus simples pour la fin de journée, quand votre cerveau sera fatigué.
3. Déléguez. On ne peut pas être partout. Soit vous pouvez faire le boulot pour lequel on vous paie, soit vous pouvez vous occuper des petites tâches, comme les factures et le classement., il peut parfois être judicieux d’engager un assistant personnel pour déléguer une partie de ce travail et avoir davantage de temps pour les projets plus rentables.

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