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Todas las aplicaciones de gestión de proyectos dan acceso al espacio de trabajo desde un dispositivo móvil en cualquier lugar y en todo momento. Así pues, planificar y gestionar proyectos sobre la marcha es más sencillo, aunque no todas las aplicaciones ofrecen el mismo nivel de funcionalidad.
Si quieres mantener la máxima productividad fuera de la oficina, deberías usar una aplicación que no solo ofrezca las funciones esenciales de escritorio. Aparte de ver los proyectos y las tareas, deberías poder crearlas, editarlas y asignarlas, así como comunicarte de manera efectiva con otros miembros del equipo. Además, la aplicación que elijas debería ser asequible y fácil de usar.
Tras probar decenas de opciones populares en el mercado, puedo asegurar que monday.com ofrece la mejor funcionalidad para dispositivos móviles (y de escritorio). Es intuitiva, sencilla y tiene un sistema de organización muy eficiente que te ayuda a visualizar el flujo de trabajo de principio a fin. Sigue leyendo para saber más sobre esta aplicación.
Qué deberían tener las mejores aplicaciones de gestión de proyectos
A la hora de probar las aplicaciones de gestión de proyectos, me he centrado en las funciones necesarias para administrar los proyectos desde cualquier lugar y de manera eficaz.
Compatibilidad. La aplicación de gestión de proyectos que elijas debería ser compatible con los dispositivos móviles de los miembros del equipo. Todos los programas de gestión de proyectos de esta lista tienen versiones para Apple y Android que funcionan tanto en teléfonos móviles como en tablets.
Funcionalidad con y sin conexión. Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos deben tener herramientas de administración de tareas flexibles para, por ejemplo, poder fijar fechas límite o de vencimiento, cambiar el estado de la tarea o añadir recordatorios. También son importantes las funciones adicionales, como las herramientas de colaboración y el almacenamiento de documentos, así como la posibilidad de gestionar el trabajo sin una conexión a Internet.
Interfaz intuitiva y fácil de usar. Aunque la aplicación tenga todas las funciones que buscas, si la interfaz es poco clara y manejable, la gestión de los proyectos puede ser complicada. Por eso, las aplicaciones de gestión de proyectos que he seleccionado tienen una interfaz intuitiva que facilita la visualización y la gestión de las tareas.
Seguridad. Si trabajas fuera de la oficina, podría aumentar el riesgo de una vulneración de seguridad. De ahí que una buena aplicación de gestión de proyectos deba cumplir estándares de seguridad y confidencialidad rigurosos. Algunos de los certificados de administración de seguridad que debería tener la aplicación son el Informe de Control de Organización de Servicios (SOC) 2, Organización Internacional de Normalización (ISO) y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
Precio asequible. Todas las aplicaciones de gestión de proyectos incluidas en esta lista ofrecen planes gratuitos que dan acceso a la mayoría de las funciones; como alternativa, cuentan con planes de pago asequibles.
monday.com incluye las siguientes vistas en su versión móvil: Línea de tiempo, Calendario, Tabla, Kanban y Batería.1
La aplicación de gestión de tareas de monday.com incluye diversas herramientas para gestionar las tareas diarias, las tareas más complejas e incluso los proyectos a largo plazo. El espacio de trabajo consta de tableros personalizables cuyas columnas muestran datos (como fechas o archivos) y elementos que presentan tareas individuales.
La aplicación es tan intuitiva como la versión de escritorio y está optimizada para ofrecer toda la información de los tableros de manera clara en pantallas pequeñas. Asimismo, permite ampliar o alejar la vista, desplazarse o rotar la pantalla para ver más columnas a la vez. También puedes arrastrar y colocar elementos y acceder a tu bandeja de entrada.
Sin embargo, la aplicación móvil de monday.com no permite crear ni editar los tableros de información, que muestran un resumen muy detallado de los proyectos, incluida la carga de trabajo asignada al equipo y las próximas tareas. Si te suscribes primero a la versión de escritorio de monday.com y, después, descargas la aplicación, podráscrear un tablero de información en el navegador1 y verlo luego en la aplicación.
El plan gratuito es una buena opción para usuarios individuales, ya que acepta documentos ilimitados, ofrece 500 MB de espacio de almacenamiento y permite añadir hasta dos usuarios. Por su parte, a los equipos de trabajo les interesaría optar por uno de los planes de pago de monday.com (son asequibles), puesto que incluyen más espacio de almacenamiento y funciones como las automatizaciones y las integraciones. Además, todos los planes cuentan con una prueba gratuita de 14 días de la versión Pro, que da acceso a todas las funciones.
Características
Múltiples vistas de tareas. La aplicación móvil de monday.com ofrece nueve tipos de visualización para las tareas con el fin de ajustarse a las preferencias del usuario. Entre ellas, destacan Kanban (muestra las tareas como tarjetas en un tablero), Mapa, Tabla y Calendario. Asimismo, cabe mencionar la vista Batería, exclusiva de la versión para dispositivos móviles.
Gran variedad de plantillas para proyectos. Dispondrás de más de 200 plantillas personalizables que cubren diversos nichos de mercado, desde ventas y marketing hasta desarrollo de software.
Documentos de trabajo (Workdocs). Workdocs en la aplicación móvil de monday.com son las pizarras multimedia que puede usar tu equipo para colaborar en tareas concretas. Todos los usuarios de dispositivos móviles pueden ver y compartir los documentos, pero solo los usuarios de iOS pueden editarlos desde la aplicación.
Sin límites de usuarios gratuitos para visualizar el contenido. Esta herramienta permite a tus colaboradores ver todos los tableros, abrir archivos y leer las actualizaciones, entre otras opciones.
ClickUp funciona con los asistentes por voz y Apple Watch, entre otros.
Si hablamos de crear contenido y colaborar en equipo, ClickUp es magnífica. La función Documentos (Docs) permite crear documentos que tanto tú como tu equipo podéis editar en conjunto y en tiempo real. Además, permite crear y editar notas que puedes convertir a documentos o tareas con la herramienta Bloc de notas (Notepad).
La estructura tan detallada que ofrece ClickUp te da la posibilidad de organizar las tareas y los proyectos con todo lujo de detalle1. También puedes cambiar los colores y el diseño para personalizar el aspecto del espacio de trabajo. Sin embargo, no todas las opciones de personalización están disponibles en la aplicación, así que, para sacarle el máximo partido a ClickUp, deberías acceder desde el navegador en primer lugar, crear y personalizar el espacio de trabajo y, después, descargar la aplicación.
ClickUp ofrece uno de los planes gratuitos más completos del mercado, ya que solo limita la cantidad de veces que puedes usar ciertas funciones. En cualquier caso, los planes de pago de ClickUp son bastante asequibles y aumentan la funcionalidad. De hecho, incluso los planes más baratos cuentan con la mayoría de las funciones premium, como las integraciones y el acceso de invitado, por lo que son opciones muy interesantes.
Características
Menú de acción rápida. Puedes usar el menú de acción rápida (Quick Menu) de ClickUp en la aplicación para crear tareas, recordatorios y documentos, así como para acceder al bloc de notas.
Navegación mediante la barra lateral. Puedes acceder a todo el trabajo a través del menú lateral de ClickUp, que no molesta en ningún momento. Una vez dentro, podrás revisar los comentarios y las notificaciones, buscar tareas y archivos, y acceder a la configuración de la cuenta.
Seguimiento del tiempo. La función de seguimiento del tiempo que integra ClickUp permite controlar el tiempo dedicado a las tareas desde la propia aplicación. Sin embargo, para fijar un tiempo estimado a una tarea, se necesita la versión de escritorio.
Búsqueda de Spotlight en iOS. Los usuarios de iPhone y iPad pueden usar la búsqueda de Spotlight para acceder de forma rápida a los elementos vistos recientemente en ClickUp.
A pesar de incluir numerosas funciones, la interfaz de la versión móvil de Smartsheet se utiliza con facilidad.Smartsheet es una aplicación estupenda para manejar proyectos más complejos1, ya que su interfaz de cuadrícula te permite gestionar fragmentos de información grandes de forma rápida. Además, puedes añadir columnas de datos estándar o configurables, e incluso adjuntar documentos a filas individuales dentro de las hojas de cálculo. Aunque el nivel de detalle es alto, puedes especificar qué campos clave mostrar en la versión móvil de Smartsheet (y en formato de tarjeta) para centrarte en lo más importante.
Asimismo, si quieres hacer un seguimiento del trabajo, puedes crear tableros personalizables en Smartsheet en los que puedes arrastrar y colocar widgets de gráficos, imágenes y mucho más. Aun así, solo se pueden ver los datos del tablero en la aplicación, por lo que tendrías que usar la versión de escritorio para editar el tablero en sí.
El plan gratuito de Smartsheet limita las funciones y características disponibles; por ejemplo, solo permite 2 hojas de cálculo y 2 editores. Si optas por la prueba gratuita de 30 días de Smartsheet, podrás usar todas las funciones. Por otro lado, el plan inicial de Smartsheet puede ser suficiente para equipos de cualquier tamaño, ya que permite hojas de cálculo, tableros, alertas para tareas y notificaciones sin límites, y hasta 250 automatizaciones al mes.
Características
Indicación de la ubicación. Puedes usar el GPS para añadir tu ubicación actual en una hoja de cálculo o un campo de formulario, lo cual es para los informes de inspección.
Pruebas. Si tu equipo suele trabajar en la producción de diseño gráfico y vídeos, deberías probar la herramienta Pruebas, de Smartsheet, puesto que permite editar archivos, como imágenes o vídeos, y añadir comentarios a secciones específicas de dichos archivos.
Formularios sin conexión. La aplicación de Smartsheet permite marcar formularios, como solicitudes o contratos, para usarlos sin conexión. De esta forma, podrás enviarlos aunque no tengas acceso a una red Wi-Fi.
Escaneo de código de barras. Smartsheet ofrece la posibilidad de escanear un código de barras o un código QR en la aplicación para actualizar o buscar datos en las hojas de cálculo, lo cual puede ser útil para, por ejemplo, hacer inventario.
Permite ver las tareas, los proyectos y otros elementos con facilidad desde la vista de Inicio de Teamwork.
Aunque no hayas utilizado un programa de gestión de proyectos nunca, comprobarás que la interfaz de Teamwork es sencilla, por lo que podrás centrarte en el trabajo desde el primer momento. La vista de Inicio en la aplicación de Teamwork muestra la actividad más reciente de todos los proyectos, además del calendario, la lista de tareas y la configuración del perfil. Asimismo, la aplicación permite leer y contestar los mensajes, completar objetivos dentro del proyecto y registrar tiempo en los proyectos y las tareas, entre otras opciones.
A su vez, crear una cuenta de Teamwork es incluso más fácil si se hace desde el navegador, puesto que, en la misma ventana, crearás el primer proyecto. Por otro lado, Teamwork te guía a la hora de añadir tareas, crear listas de tareas y elegir la vista preferida para las tareas. De igual forma, con la versión de escritorio puedes personalizar el tablero, ya sea cambiando los colores o añadiendo un logotipo al proyecto.
El plan gratuito de Teamwork cuenta con funciones de gestión de tareas esenciales, como la posibilidad de añadir objetivos o hitos y subtareas específicas al proyecto. Aun así, solo se pueden tener dos proyectos activos al mismo tiempo. Si pasas al plan Deliver de Teamwork, dispondrás de más funcionalidades. De esta forma, podrás crear hasta 300 proyectos y acceder a características como las plantillas de proyectos y el seguimiento del tiempo.
Características
Menú Agregar rápidamente (Quick Add). Puedes añadir con facilidad nuevos mensajes, eventos y tareas simples o múltiples mediante la opción Agregar rápidamente.
Bloc de notas (Notebooks). Esta herramienta te ayuda a recopilar las contribuciones y las opiniones en formato de texto. Sin embargo, para verlas en la aplicación móvil, deberás añadirlas primero en el navegador.
Paquete de productos propios. El paquete de productos de Teamwork incluye herramientas como Teamwork Chat, para enviar mensajes al instante, y Teamwork Spaces, para colaborar en contenido específico. Cabe recordar que hay una aplicación móvil independiente para Teamwork Chat, así que tendrías que descargarla si quieres usar el chat en el dispositivo móvil.
Plazas gratuitas para colaboradores. Si necesitas añadir más personas a un proyecto, puedes configurar las plazas gratuitas para tus colaboradores y asignar permisos a los usuarios (desde el navegador).
La aplicación de Zoho Projects permite ver los proyectos con las vistas Kanban, Lista y Calendario.La aplicación móvil de Zoho ofrece una visualización clara de los proyectos, las tareas, las planillas de horas trabajadas y la lista de actividad (feed) para que estés al día de todo. Por ejemplo, puedes usar el modo de planillas de horas trabajadas para hacer un seguimiento de las horas de cada tarea y ver las horas registradas de manera diaria, semanal o mensual.
Aunque es compatible tanto con Android como con iOS, Zoho Projects ofrece más funciones en iOS. De hecho, los usuarios de iOS pueden acceder al módulo Calendario y crear y asignar tareas, objetivos o hitos, incluso eventos, con solo hacer clic en un día concreto. Además, los usuarios de iPad pueden usar el Escáner de documentos de Zoho para cargar documentos de forma rápida.
Por otro lado, el plan gratuito de Zoho Projects incluye mensajería y tres vistas para los proyectos, pero, aun así, está limitada en cuanto a las funciones disponibles. Los planes de pago son más baratos que los ofrecidos por la mayoría de las aplicaciones similares; además, incluyen numerosas funciones. Por ejemplo, el plan Premium de Zoho incluye proyectos y funciones ilimitadas, como el seguimiento del tiempo y las automatizaciones.
Características
Diagrama de Gantt para iPad. Zoho ofrece la posibilidad de arrastrar y soltar elementos en iPad. También puedes crear diagramas de Gantt y establecer dependencias entre las tareas relacionadas para llevarlo todo al día y dentro del plazo.
Comunicación desde cualquier lugar. La función Foros te permite interactuar con tus colegas en los hilos de discusión. Puedes publicar un estado sobre la marcha y estar al día de las conversaciones recientes.
Crear y compartir contenido. La opción Documentos, de Zoho, permite subir archivos o crearlos desde cero mediante Zoho Writer (para documentos de texto), Zoho Sheets (para hojas de cálculo) o Zoho Show (para presentaciones de diapositivas). Además, puedes subir varios archivos al mismo tiempo a la aplicación.
Enciclopedia de Zoho. Ofrece la posibilidad de mantener toda la información sobre los proyectos en un solo lugar mediante la función Páginas de Zoho, con la que podrás crear tu propia versión de una página de Wikipedia.
La aplicación de TeamGantt tiene una interfaz clara y simple.Las funciones de TeamGantt son sencillas pero eficientes, de ahí que sean adecuadas para proyectos más pequeños. Puedes acceder desde la propia aplicación a todos tus proyectos y ver su estado, ya sea Activo, En pausa o Completo. Dentro de cada proyecto, puedes añadir grupos o tareas nuevas, además de arrastrar y colocar las tareas para reorganizarlas. Sin embargo, la aplicación no cuenta con el diagrama de Gantt; de hecho, solo se pueden ver los proyectos en una lista.
Por otro lado, la aplicación de TeamGantt dispone de buenas funciones para gestionar las tareas. Por ejemplo, puedes actualizar el nombre y la fecha de las tareas, cambiar su color, añadir comentarios, editar las listas de comprobaciones y adjuntar archivos. Aun así, las mejores funciones de TeamGantt están disponibles en la versión de escritorio. Con ella, podrás usar plantillas para crear proyectos de forma rápida y disponer de funciones como Portfolio, que permite organizar el trabajo en carpetas.
Por otro lado, el plan gratuito de TeamGantt ofrece espacio de almacenamiento ilimitado, pero solo se puede tener un proyecto con un límite de 60 tareas. Por su parte, los planes de pago pueden resultar interesantes, ya que son muy asequibles y tienen funciones avanzadas, como la gestión de la carga de trabajo y el seguimiento del tiempo.
Características
Calendario para dispositivos móviles. La página Calendario, exclusiva de la versión móvil de TeamGantt, permite ver una lista actualizada con las tareas actuales de todos los proyectos.
Seguimiento del tiempo y estimaciones. Si optas por el plan Pro u otro superior, la aplicación de TeamGantt te permitirá controlar el tiempo invertido y añadir estimaciones (por hora) para las tareas.
Roles en el proyecto. TeamGantt ofrece cuatro roles para los usuarios: Responsible (Encargado), Accountable (Responsable), Consulted (Consultado) e Informed (Informado). Así, podrás distribuir la responsabilidad del proyecto. Además, puedes asignar roles distintos a cada miembro del proyecto en cada tarea.
Discusiones/debates. La función Discussion de TeamGantt actúa como un foro y permite crear hilos a los que pueden responder los miembros del equipo.
Elige la mejor aplicación de gestión de proyectos para mantener la productividad en cualquier lugar
Todas las aplicaciones de gestión de proyectos incluidas en esta lista te permiten planear y seguir los proyectos y las tareas, además de colaborar con los compañeros estés donde estés. Aun así, saber cuál es la mejor aplicación de gestión de proyectos para tu equipo dependerá de tus necesidades.
Si quieres una aplicación fácil de usar que ofrezca funciones avanzadas, te recomiendo usar monday.com1. La interfaz de la aplicación es muy intuitiva e incluye tableros personalizables para facilitar la planificación y el seguimiento de los proyectos, independientemente del tamaño.
Si buscas herramientas de colaboración eficaces, entonces ClickUp es una opción estupenda1. ClickUp cuenta con un creador de documentos integrado que permite crear contenido y colaborar con otros en tiempo real.
Si prefieres una solución eficiente que permita gestionar las tareas complejas, Smartsheet merece la pena1. La interfaz de cuadrícula de Smartsheet te ayuda a manejar fragmentos grandes de información de manera rápida. Además, gracias a su funcionalidad sin conexión, podrás trabajar aunque no dispongas de Internet.
Echa un vistazo a la siguiente tabla comparativa para ver de forma rápida las aplicaciones de gestión de proyectos que recomiendo.
Plan gratuito
Característica más destacada
Ideal para
Interfaz en español
Precio inicial
monday.com
✔
Tableros personalizables para supervisar los proyectos con todo detalle
¿Qué aplicación es mejor para los proyectos de trabajo?
Depende de tus necesidades. Si vas a gestionar proyectos grandes, debes saber que Smartsheet ofrece funciones avanzadas para manejar mejor la información. Si colaboras con otros usuarios y quieres disponer de herramientas de comunicación eficaces, te alegrará saber que ClickUp facilita colaborar con otros en tiempo real.
¿Cuál es la aplicación de gestión de proyectos más fácil de usar?
Aunque seas principiante, comprobarás que la aplicación de Teamwork es muy sencilla e intuitiva, aunque no tiene las funciones más avanzadas. Por otro lado, la aplicación de monday.com también cuenta con una interfaz intuitiva, además de con una gran variedad de herramientas para gestionar el trabajo desde cualquier lugar.
¿Las aplicaciones de gestión de proyectos son seguras?
La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos incluyen funciones de seguridad integradas, como el cifrado de la base de datos, para proteger toda tu información. Asimismo, se someten a pruebas rigurosas para garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad más exigentes del sector.
¿Cuáles son las más características más importantes que debe tener una aplicación de gestión de proyectos?
Una buena aplicación de gestión de proyectos debería tener una interfaz sencilla e intuitiva que pueda utilizarse con facilidad. A su vez, es fundamental disponer de funciones de gestión de tareas esenciales para ver y editar los datos. Es igual de importante contar con herramientas de colaboración eficaces para mantener la comunicación y el flujo de trabajo. Te animo a echar un vistazo a nuestra lista de los mejores de gestión de proyectos de 2024 si quieres disponer de programas repletos de funciones y fáciles de usar.
Ana está especializada en escribir sobre plataformas de creación web, software de gestión de proyectos y otras herramientas digitales. Ha sido escritora independiente durante 7 años y ha publicado innumerables reseñas y comparaciones de productos en ese tiempo. Ana tiene pasión por los idiomas y todo lo relacionado con la tecnología y combina ambas pasiones para ofrecer recursos accesibles y perspicaces para cualquier persona interesada en crear sitios web o administrar proyectos.
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