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Si coordinas un equipo pequeño, eres un profesional muy ocupado o un estudiante que intenta organizarse mejor, el software adecuado para gestión de proyectos puede hacer maravillas a favor de tu productividad. El problema, desafortunadamente, es que este tipo de software puede ser costoso. No todos se lo pueden permitir.
Por suerte, existen herramientas gratuitas para gestión de proyectos. Problema resuelto, ¿no es así? Es solo elegir uno y ponerse a trabajar. Bueno, no, también tiene que ser, tú sabes… bueno.
Desafortunadamente, muchos productos en el mercado ofrecen características poco satisfactorias en sus planes gratuitos. También puede ser difícil elegir entre ellos al verse todos tan similares, al menos por escrito. Por este motivo, probé docenas de herramientas para gestión de proyectos por mi cuenta y encontré las seis mejores opciones gratuitas.
Si bien cada una de estas opciones ofrece una funcionalidad suficiente para satisfacer las necesidades de al menos un tipo de usuario o proyecto, todos los planes gratuidos tienen sus limitaciones. Si lo que buscas es tomarte muy en serio la gestión de proyectos, puede valer la pena invertir en un plan premium.
Sigue leyendo para descubrir qué software para gestión de proyectos es la mejor opción para ti.
¿Tienes poco tiempo? Estas son las mejores plataformas gratuitas para gestión de proyectos en 2024
monday.com1 – Herramientas integrales de organización para usuarios individuales o equipos.
Smartsheet1 – Características avanzadas para gestión de proyectos con un período de prueba prolongado.
Asana1 – La mejor herramienta gratuita para gestionar equipos multitareas.
Qué buscamos en las mejores plataformas gratuitas para gestión de proyectos
Cada entrada en esta lista está optimizada para un tipo diferente de usuario, por lo que no todas comparten las mismas características. Aun así, debían contar con ciertas características esenciales para estar a la altura.
Un plan gratuito útil. Poder usar el software sin costo no es suficiente. Efectivamente debes poder gestionar un proyecto de principio a fin sin tocar tu billetera.
Facilidad de uso. Idealmente, deberías poder iniciar tu proyecto y ponerlo en funcionamiento tan pronto como te registras. Si bien toda herramienta para gestión de proyectos implica una curva de aprendizaje, definitivamente es de ayuda que sea lo más amigable con el usuario como sea posible.
Vistas del proyecto. Ver tu proyecto con otros ojos puede ayudarte a pensarlo de nuevas maneras. Todas las plataformas en este listado ofrecen múltiples formas de visualizar los proyectos.
Paneles e informes. De vez en cuando, necesitarás visualizar una imagen global de tu proyecto. Las herramientas en esta lista ofrecen diversas opciones de paneles e informes para presentar claramente la información de tu proyecto.
Plantillas para proyectos. Como mencioné anteriormente, deberías poder iniciar tu proyecto tan pronto como sea posible. Las plantillas para proyectos pueden ser geniales para sacarte un peso de encima.
monday.com puede ser la herramienta que precisas para tu organización personal
En cuanto al software de gestión de proyectos por lo general hay que elegir entre dos opciones: o es fácil de usar pero no tan versátil, o es poderoso pero excesivamente complicado para usarlo realmente. Digo “por lo general” porque monday.com rompe con este paradigma al combinar versatilidad y facilidad de uso mejor que cualquiera de las alternativas.
Su atractiva interfaz, la amplia selección de guías de autoaprendizaje y un diseño intuitivo hacen que aprender a usarlo prácticamente no requiera esfuerzo alguno. A su vez, los diferentes tipos de columnas, las herramientas para ejecutar informes y una automatización sencilla lo hacen asombrosamente flexible.
Sin embargo, el plan gratuito posee algunas limitaciones. Por empezar, restringe a dos la cantidad máxima de usuarios. También carece de algunas de las mejores características de los planes pagos, como un cronograma o diagrama de Gantt. Para empresas de más envergadura, el Plan Estándar1 ofrece miembros ilimitados, flujos de trabajo automáticos y vistas de cronograma.
De cualquier manera, sostengo que monday.com es la mejor opción gratuita para individuos. No gestionarás un negocio con el plan gratuito, pero si solo buscas gestionar mejor tu propia carga de trabajo, monday.com es tu mejor apuesta.
Características
Más de 20 tipos de columnas. En la vista de tablero, puedes agregar columnas que van desde columnas básicas con texto y números hasta componentes para seguimiento del progreso y menús desplegables.
Aplicaciones para iOS y Android. La aplicación portátil permite actualizar, crear o eliminar cualquier tarea sobre la marcha, por lo cual puedes mantener tu carga de trabajo al día donde sea que te encuentres.
Creación personalizada de documentos. Además de la función clásica de carga de archivos, puedes crear documentos de texto simples en monday.com. Quizás no sea el procesador de textos más avanzado que existe, pero aun así es muy útil si necesitas adjuntar mucha información a una tarea rápidamente.
Variedad de plantillas. Monday.com incluye más de 200 plantillas especializadas para que utilices de inmediato. Las categorías van desde marketing y diseño hasta desarrollo de software y educación. Cada plantilla fue elaborada en detalle para incluir todas las características que probablemente necesites desde el principio.
La prueba de 30 días es tiempo más que suficiente para gestionar un proyecto complejo con Smartsheet
Un momento. No se pongan nerviosos… Ya sé que Smartsheet técnicamente no tiene un plan gratuito. Sin embargo, lo que sí tiene es una prueba gratuita de 30 días1 con acceso completo a todas las características premium. Gracias a la flexibilidad de Smartsheet, es tiempo más que suficiente para gestionar un proyecto a corto plazo.
La fortaleza de Smartsheet son sus planillas u hojas de proyecto, que ofrecen mucha flexibilidad para organizar y visualizar los proyectos. Según los tipos de columnas que tienes en una hoja, puedes rápidamente convertirla en un tablero Kanban, un diagrama de Gantt o una vista de calendario.
Si te encuentras trabajando en un proyecto a gran escala que implica grandes cantidades de datos, Smartsheet posee todas las herramientas que probablemente necesites. Y más aun si eres parte de un equipo. Smartsheet te permite publicar comentarios y etiquetar a miembros del equipo en cualquier elemento, desde hojas específicas hasta documentos enteros. También ofrece herramientas avanzadas de pruebas para equipos que trabajan en proyectos de video.
Smartsheet implica cierta curva de aprendizaje, por lo cual podría ser dificultoso tener todo listo dentro de la ventana de prueba de 30 días. Si tu objetivo es gestionar proyectos a gran escala y a largo plazo, te recomiendo el Plan Pro (que además es asombrosamente barato). Puede no ser verdaderamente gratuito, pero la increíble versatilidad de Smartsheet definitivamente hace que valga la pena probarlo.
Características
Informes potentes. Los informes en Smartsheet son hojas especiales que te permiten mostrar y cambiar datos específicos de otros documentos. Esto a su vez hace que puedas ingresar datos desde cualquier hoja o incluso desde otro informe. Luego todo cambio en el informe se reflejará automáticamente en la fuente y viceversa.
Paneles personalizados. Los paneles son representaciones visuales de los datos de tu proyecto. Puedes crear tantos paneles como quieras y personalizar cada uno de sus aspectos, desde la información que deseas mostrar hasta dónde y cómo quieres mostrarla.
Herramientas avanzadas de pruebas. Los miembros del equipo pueden agregar comentarios y notas personalizadas a cualquier archivo en Smartsheet. En los archivos de video, las notas pueden incluir una marca de tiempo.
Flujos de trabajo automáticos. Los flujos de trabajo pueden hacer todo desde actualizar información en una hoja hasta enviarte recordatorios personalizados para cambiar el cronograma de un proyecto. Lo mejor es que puedes crear y editar los flujos de trabajo mediante un editor visual intuitivo, sin necesidad de lidiar con fórmulas engorrosas.
Asana ofrece un software intuitivo que es perfecto para equipos más grandes
A veces, la gestión de proyectos es tan fácil como hacer una lista de cosas por hacer y llevar a cabo un seguimiento de varias tareas. Es suficientemente sencillo para una persona, pero a medida que tu equipo crece, hasta eso se vuelve cada vez más difícil. Allí es donde Asana entra en acción.
Asana es con seguridad una de las plataformas más intuitivas que existen para la gestión de proyectos, con una interfaz amigable, un diseño altamente personalizable y una amplia selección de materiales para iniciarse. Incluso con el plan gratuito, puedes crear equipos ilimitados de hasta quince personas. Esto significa que, con un poco de ingenio, podrías tener a una empresa entera operando con el plan gratuito.
El plan gratuito también brinda acceso a todas las plantillas de Asana, cientos de integraciones y una cantidad ilimitada de proyectos, tareas y subtareas. Por este motivo, Asana es ideal para trabajos recurrentes1.
Dicho esto, el plan gratuito no concede acceso a algunas de las características más fantásticas de Asana, que incluyen formularios personalizados, vista de cronograma y la capacidad de automatizar tareas con el generador de flujos de trabajo. El plan Premium de Asana permite acceder a estas y otras características que pueden mejorar enormemente la eficiencia de tu equipo.
Características
Tareas detalladas con subtareas. Parte de lo que hace que Asana sea tan genial para la comunicación dentro del equipo es el nivel de detalle con que se pueden establecer las tareas. Además de los habituales descripción y responsable, Asana permite agregar tareas ilimitadas, agregar archivos para revisión e incluso enviar “reconocimientos” a los miembros del equipo para expresar que un trabajo ha sido bien hecho.
Brief y resumen. La información detallada no se limita a las tareas. Puedes crear un brief elaborado para cada proyecto que crees en Asana, al cual puedes adjuntar cualquiera de una gran variedad de tipos de archivo. Luego puedes agregar hitos, objetivos e informes de estado para ayudar a que todos se mantengan motivados.
Comunicación dentro del equipo. Con Asana, obtienes un impresionante paquete de funciones de comunicación, como el etiquetado con @ y la mensajería directa. Incluso puedes enviar mensajes al equipo completo que incluyen multimedia, menciones específicas y enlaces directos a diferentes proyectos.
Cientos de integraciones. Incluso con el plan gratuito, Asana ofrece más de cien aplicaciones e integraciones para ayudarte a mejorar tu flujo de trabajo. Dichas integraciones abarcan desde herramientas sencillas para seguimiento temporal hasta análisis avanzado del flujo de trabajo.
La atrayente interfaz de Teamwork hace que la gestión de proyectos sea menos intimidante
Si eres principiante, el software de gestión de proyectos puede parecer abrumador. Las características altamente especializadas, la terminología poco familiar y las interfaces que con frecuencia son demasiado técnicas pueden dejar pasmados a los potenciales coordinadores del proyecto. Teamwork tira todo esto por la borda a cambio de un diseño intuitivo y fácil de navegar.
Lo cual no significa, sin embargo, que cuente con pocas características. Teamwork ofrece todo lo que necesitas para emprender tu primer proyecto. Además de la gestión de tareas, puedes crear facturas básicas, hacer un seguimiento temporal y compartir hasta 100 MB en archivos. También puedes modificar el color y los temas de la interfaz.
Si deseas cambiar a un plan superior, no necesitas ir directamente a por el más costoso. Incluso con el plan más barato, Deliver, puedes agregar una cantidad ilimitada de usuarios y colaboradores. Esto significa que si no necesitas toda la parafernalia, puedes gestionar un equipo de tamaño mediano por solo $5.99 al mes.
Características
Seguimiento temporal integrado. Controla fácilmente el tiempo que pasan tú y tus compañeros de equipo realizando diferentes tareas.
Creación de facturas básicas. Teamwork es una de las pocas opciones que permite crear recibos y facturas básicas con su plan gratuito.
Subtareas y dependencias. A veces se necesita algo más específico que solo asignar tareas. Al agregar subtareas y relaciones de dependencia, puedes mantener un grado mayor de control sobre lo que se hace y cómo se hace.
Paneles básicos. Los paneles que ofrece Teamwork no son los más avanzados, pero igualmente permiten asimilar la información más importante de un vistazo.
Zoho Projects funciona para equipos remotos que dependen de una comunicación fluida
Si tu equipo ya utiliza los servicios de Zoho, su software para gestión de proyectos es, por lógica, el siguiente paso. Pero no es esa la única razón para utilizarlo. Projects resuelve increíblemente bien la comunicación dentro del equipo.
Si tu actividad requiere trabajar con especial atención a los detalles, Zoho Projects garantiza que tú y tu equipo estén siempre en la misma página gracias al seguimiento de problemas, la mensajería integrada y la información en vivo.
La gestión de tareas en sí misma es también muy impresionante. Puedes agregar comentarios y subir archivos a cualquier tarea, establecer prioridades y especificar porcentajes de cumplimiento. Y si necesitas una visión más completa de cómo le está yendo a tu proyecto, el panel de proyecto brinda una vista rápida de toda la información importante, como tareas atrasadas, estado de los problemas y un gráfico de progreso.
Puede ser que ya hayas adivinado que el plan gratuito tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, solo puedes agregar hasta tres usuarios y trabajar en dos proyectos simultáneamente. Además, el límite de almacenamiento es de 10 MB, lo cual resulta bastante restrictivo. Si coordinas un equipo más grande, vale la penainvertir en el plan Premium de Zoho Projects.
Características
Dependencias avanzadas entre tareas. Zoho Projects permite escoger entre cuatro dependencias de tareas diferentes. Siempre que establezcas una relación de dependencia, automáticamente se moverá la tarea en el cronograma para evitar conflictos.
Seguimiento de problemas. El seguimiento de problemas del proyecto permite vincular los problemas con cualquier tarea específica. Puedes establecer el nivel de gravedad del problema, asignarle usuarios y subir resoluciones personalizadas. Si adjuntas un problema a un hito que se ve afectado, solo se podrá completar el hito una vez que el problema se haya resuelto.
Fuente personalizada del proyecto. La función de fuente permite iniciar y contribuir a conversaciones, como si fuera la fuente de una red social. Gracias a esta sencilla herramienta, la comunicación dentro del proyecto se puede mantener abierta y fluir libremente.
Informes básicos de tareas. Projects ofrece una selección de informes básicos que incluyen gráficos circulares sencillos para visualizar el estado, el progeso en los hitos, la prioridad, la ejecución, los responsables y las etiquetas para todas las tareas.
TeamGantt permite crear excepcionales diagramas de Gantt con solo unos pocos clicsTeamGantt es la herramienta más sencilla que existe para crear y trabajar con diagramas de Gantt. Su interfaz amigable, la amplia selección de tutoriales y las funciones intuitivas de arrastrar y soltar hacen que TeamGantt sea ideal para quien recién comienza con los diagramas de Gantt y la gestión de proyectos.
Para comenzar un proyecto mediante TeamGantt, todo lo que tienes que hacer es crear una cuenta, elegir una plantilla y empezar a agregar tareas al cronograma. Puedes cambiar el plazo, las dependencias y los hitos asociados a una tarea con un par de clics. Y si solo quieres ver cierta información, TeamGantt también ofrece algunas de las herramientas de filtrado más sólidas que existen.
Desafortunadamente, las restricciones del plan gratuito pueden hacer que sea inadecuado para proyectos más complejos. Si necesitas trabajar simultáneamente en varios proyectos o tu equipo es mayor a tres personas, el Plan Estándar tiene la funcionalidad que necesitas. Pero si eres principiante o estás trabajando en un único proyecto, te sorprenderá cuanto provecho le puedes sacar al plan gratuito.
Características
Matriz RACI. La matriz RACI o matriz de responsabilidades permite asignar a miembros del equipo los roles de responsable, aprobador, consultor e informado. Cada uno de estos roles tiene un conjunto predeterminado de permisos y responsabilidades.
Creación de líneas de base. Antes de empezar un proyecto, puedes establecer un cronograma como línea de base. En cualquier momento, puedes comparar el estado actual del proyecto con la línea de base mediante un solo clic. De esta manera, sabrás si se están cumpliendo los plazos y puedes definir el mejor plan de corrección sobre la marcha si fuera necesario.
Vista “mis tareas”. A veces no es necesario mirar todo el cronograma del proyecto para decidir qué hacer a continuación. Si solo quieres ver qué debes hacer y cuándo, la vista “mis tareas” es útil para obtener rápidamente esta información.
Historial del proyecto. La pestaña de historial del proyecto permite hacer un seguimiento de cada cambio que el proyecto ha sufrido a lo largo del tiempo, lo cual implica un impresionante grado de supervisión.
Conclusión: La calidad no necesariamente viene de la mano de un mayor costo
El software de calidad para gestión de proyectos puede ayudar a mejorar el nivel de productividad. Y ahora sabes que no tienes que gastar mucho, o incluso nada, para obtenerlo. Existen muchas soluciones gratuitas excelentes para gestión de proyectos que puedes empezar a utilizar hoy mismo para perfeccionar tu organización.
Si estás coordinando un equipo, monday.com te ayudará a gestionar tu plan1 de manera inigualable.
Si precisas una herramienta más colaborativa, Asana ofrece excelentes características para la gestión de equipos1.
Finalmente, si deseas gestionar un proyecto grande y complejo con un plazo ajustado, Smartsheet ofrece las características más eficaces1 dentro de esta lista, incluso si implica cierta curva de aprendizaje.
Echa un vistazo a nuestro cuadro comparativo para decidir cuál es el software perfecto para ti.
Panel disponible en español
Plan gratuito
Lo mejor
Ideal para
Precio inicial
monday.com
✔
✔
Excelente equilibrio entre facilidad de uso y flexibilidad
Individuos que necesitan una poderosa herramienta organizativa
En pocas palabras, las plataformas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a gestionar los cronogramas, la carga de trabajo y otros aspectos de un proyecto. En general, el software de gestión de proyectos permite asignar tareas, establecer plazos y comunicarse con miembros del equipo.
Según la herramienta que uses, también puedes generar facturas, crear dependencias entre tareas y automatizar la entrada de datos.
¿Cuál es el mejor software gratuito para gestión de proyectos?
No hay una única respuesta correcta para esta pregunta. Existen muchas excelentes opciones gratuitas para gestión de proyectos (y muchas no tan excelentes) y la respuesta cambiará según tus necesidades.
Si solo necesitas ayuda para gestionar mejor tus proyectos personales, recomiendo monday.com. Su plan gratuito cuenta, por lejos, con el conjunto más completo de funciones y su interfaz es muy amigable. Si necesitas coordinar equipos más grandes, el plan gratuito de Asana ofrece una gestión de proyectos sencilla y equipos ilimitados.
¿Necesito un software de gestión de proyectos?
Diría que pueden darse ambos casos para individuos y equipos pequeños. Para algunos, las plataformas de gestión de proyectos pueden mejorar considerablemente su productividad, la gestión del tiempo y la comunicación. Para otros, puede que solo compliquen su flujo de trabajo.
Para equipos remotos o más grandes, y especialmente para aquellos que trabajan en proyectos más complejos, el software de gestión de proyectos es prácticamente esencial. Como mínimo, ayudará a evitar que detalles importantes se pasen por alto y que ocurran fallas graves en la comunicación.
¿Cómo elijo el software adecuado para gestionar mi proyecto?
Al elegir una plataforma para gestión de proyectos, tienes que considerar verdaderamente tus necesidades particulares o las de tu equipo. ¿Trabajan de manera remota? Necesitarás opciones que ofrezcan una sólida comunicación. ¿Hay que atenerse a un presupuesto? Existen excelentes herramientas gratuitas para gestión de proyectos que también te permitirán impulsar la productividad y que ofrecen características premium accesibles por las que puede valer la pena pagar.
Para un análisis más profundo de las opciones disponibles, echa un vistazo a nuestra lista de las mejores opciones de software para gestión de proyectos en 2024.
Andrés escribe sobre diferentes temas destinados a ayudar a los empresarios y comerciantes a desarrollar y administrar sus empresas. Estos temas incluyen, entre otros, creación de sitios web, alojamiento web, software de gestión de proyectos y procesamiento de tarjetas de crédito. Andrés tiene más de 3 años de experiencia como escritor y creador de contenido. También ha trabajado como gestor de proyectos, diseñador de sitios web y administrador de redes sociales para diferentes grupos de comunicación científica.
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