Τα 10 Kαλύτερα Προγράμματα Διαχείρισης Έργου: Σύγκριση 2024

Το monday.com βρίσκει την τέλεια ισορροπία ανάμεσα στην ευκολία χρήσης και τη λειτουργικότητα. Προσφέρει 14 διαφορετικούς τρόπους για να βλέπετε τη δουλειά σας (χωρίς να υπολογίζονται οι εφαρμογές τρίτων και οι απόψεις για συγκεκριμένες λειτουργίες), πάνω από 200 πρότυπα υψηλής ποιότητας και τα πάντα από την παρακολούθηση του χρόνου έως την προηγμένη κοινή χρήση αρχείων.

Τέτοια εργαλεία διαχείρισης έργων μπορεί να σάς τρομάξουν – ιδιαίτερα αν έχουν πολλά και περίπλοκα χαρακτηριστικά. Αλλά το monday.com αποφεύγει αυτό το πρόβλημα με μια τεράστια συλλογή πηγών εκμάθησης και ένα περιβάλλον λειτουργίας φιλικό προς τον χρήστη το οποίο πραγματικά απλοποιεί την πλοήγηση. Με απλά λόγια – τα πάντα βρίσκονται εκεί όπου θα περιμένατε να είναι.

Το μόνο πραγματικό μειονέκτημα είναι ότι το monday.com αλλάζει συνεχώς (όπως γίνεται σχεδόν κάθε χρόνο), οπότε ίσως χρειάζεται να καταβάλετε λίγη περισσότερη προσπάθεια για να ξαναμάθετε τον τρόπο λειτουργίας του κάθε φορά που υπάρχουν αλλαγές. Από την άλλη πλευρά, αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει λόγος να ανησυχείτε για τη χρήση ξεπερασμένου λογισμικού.

Το monday.com προσφέρει δωρεάν δοκιμή 14 ημερών1, για να έχετε τη δυνατότητα να δοκιμάσετε όλα τα επαγγελματικά του χαρακτηριστικά πριν δεσμευτείτε με την αγορά ενός χρεώσιμου πακέτου.

Το ClickUp είναι μια ευέλικτη πλατφόρμα διαχείρισης έργων την οποία μπορείτε να εξατομικεύσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Από εξατομικευμένους τρόπους προβολής έως εξατομικευμένους αυτοματισμούς, μπορείτε να γίνεται απόλυτα συγκεκριμένοι όταν οργανώνετε τα πρότζεκτ και τις εργασίες σας. Μπορείτε επίσης να πειραματιστείτε με τις διατάξεις και τα χρώματα για να εξατομικεύσετε και την εμφάνιση του χώρου εργασίας σας.

Χάρη σε λειτουργίες όπως οι Whiteboards (Λευκοί Πίνακες) η ομάδα σας έχει τη δυνατότητα συλλογικής ανταλλαγής και εκτέλεσης ιδεών μέσα στο ίδιο μέρος1. Τα ενσωματωμένα εργαλεία του ClickUp για ζωντανή γραπτή συνομιλία, για ανταλλαγή εγγράφων, καθώς και τα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου είναι σχεδιασμένα για να συγκεντρώνουν τη ροή της εργασίας σας – και όλα αυτά είναι διαθέσιμα στο δωρεάν πακέτο.

Και το μειονέκτημα; Ο πολύ μεγάλος αριθμός των λειτουργιών και των επιλογών εξατομίκευσης που έχετε στη διάθεσή σας μπορεί να σάς μπερδέψουν, ειδικά αν είστε αρχάριοι και μόλις έχετε αρχίσει να μαθαίνετε τις διάφορες λειτουργίες. Παρ’ όλα αυτά, αν είστε διατεθειμένοι να αφιερώσετε λίγο χρόνο και προσπάθεια, το ClickUp είναι μία από τις πιο ισχυρές, ευέλικτες και προσιτές λύσεις στη διαχείριση έργων που υπάρχουν στην αγορά.

Αφού πέρασα μήνες δοκιμάζοντας κάθε είδος λογισμικού διαχείρισης έργων, μπορώ να σάς πω ότι το Smartsheet είναι ένα από τα εργαλεία με τις περισσότερες λειτουργίες που μπορείτε να βρείτε στην αγορά. Όμως είναι φιλικό προς τον χρήστη; Λοιπόν, θα σάς πάρει λίγο χρόνο για να το μάθετε, αλλά μόλις εξοικειωθείτε, η χρήση και η πλοήγηση σ’ αυτό γίνονται απίστευτα εύκολα.

Αν έχετε να χειριστείτε πολλές πληροφορίες, το Smartsheet έχει τα εργαλεία που θα σάς βοηθήσουν να οργανώσετε τα πάντα1. Μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές με πληροφορίες από οποιοδήποτε έγγραφο, να προσθέσετε αποδείξεις με χρονοσήμανση σε αρχεία βίντεο, να εισάγετε αυτόματα τις απαντήσεις από ένα έντυπο σε ένα υπολογιστικό φύλλο, και πολλά άλλα.

Η εφαρμογή έχει μια κάπως ασυνήθιστη, κομψή λογιστική εμφάνιση με γκρίζα κουμπιά και έντονες γωνίες. Όμως, μια ενσωματωμένη λειτουργία για παρακολούθηση του χρόνου, αλλά και η δυνατότητα ζωντανής γραπτής συνομιλίας θα ήταν πολύ χρήσιμα. Παρ’ όλα αυτά, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το Smartsheet είναι ένας δυνατός ανταγωνιστής σε ό,τι αφορά τη διαχείριση έργων.

Το Jira είναι σχεδόν συνώνυμο με έργα λογισμικού και πληροφορικής και υπάρχει καλός λόγος γι’ αυτό. Είναι σχεδιασμένο για ομάδες Agile ώστε να δημιουργήσουν ένα πρότζεκτ και να έχουν μια ενιαία πηγή αλήθειας1 για την τεκμηρίωσή του, ενώ επίσης είναι πλήρες με λειτουργίες που υποστηρίζουν αυτόν τον σκοπό. Εκτός από τις στάνταρ λειτουργίες διαχείρισης έργων που περιμένετε να έχει, μπορείτε να ενσωματώσετε το αποθετήριο του κώδικά σας για να δείτε ποια μέλη της ομάδας σας είναι υπεύθυνα γι’ αυτό.

Επιπλέον, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη ροή της εργασίας σας, χωρίζοντας το έργο σας σε ξεχωριστά μέρη. Αν και αυτό μπορεί να ακούγεται αντιπαραγωγικό, ταιριάζει τέλεια με τη μεθοδολογία Agile. Για παράδειγμα, αντί η προσοχή σας να αποσπάται από τις εισερχόμενες αναφορές για σφάλματα, μπορείτε να τις αποθηκεύσετε σε ένα ξεχωριστό πρότζεκτ για να ασχοληθείτε γρήγορα με την αντιμετώπισή τους σε μια μελλοντική στιγμή.

Επίσης, το Jira έχει πολλά να προσφέρει σε ομάδες διαφορετικών μεγεθών. Είναι εξαιρετικό για μικρές ομάδες και μεμονωμένους χρήστες χάρη στο γενναιόδωρο δωρεάν πακέτο του. Μπορεί να μην έχετε μερικές από τα πιο προηγμένες λειτουργίες του (όπως πλήρη έλεγχο στην πρόσβαση χρήστη), αλλά θα έχετε στη διάθεσή σας περισσότερες από αρκετές λειτουργίες για να συνεχίσετε το πρότζεκτ σας. Για ομάδες που είναι μεγαλύτερες από 10 άτομα, τα χρεώσιμα πακέτα του Jira προσφέρουν μια φανταστική σχέση ποιότητας/τιμής – ενώ θα έχετε και μειωμένες τιμές ανά χρήστη αν έχετε περισσότερους από 100 χρήστες.

Το Teamwork δεν έχει τόσα πολλά χαρακτηριστικά όσο κάποια άλλα εργαλεία σ’ αυτήν τη λίστα. Αλλά αυτό μπορεί να είναι καλό. Αν δεν έχετε μεγάλη εμπειρία στη χρήση εργαλείων διαχείρισης έργων, το Teamwork είναι μια εξαιρετική επιλογή για να ξεκινήσετε.

Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι έχει κάποια πολύ σημαντική έλλειψη. Εμένα μού πήρε λιγότερο από 20 λεπτά1 για να κάνω την εγκατάσταση ενός έργου με έναν εξατομικευμένο πίνακα ελέγχου, διάγραμμα Gantt και χρονικές καταγραφές. Η λειτουργία παρακολούθησης ενός έργου είναι πραγματικά εξαιρετική, επειδή ενημερώνει συνεχώς τα μέλη της ομάδας σχετικά με την πρόοδο μιας εργασίας, ακόμα κι’ αν σ’ αυτά τα μέλη δεν έχει ανατεθεί κάποια ενέργεια.

Είτε σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το Teamwork μακροπρόθεσμα είτε όχι, εγώ μπορώ να σάς πω ότι είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για να μάθετε σχετικά με τα εργαλεία διαχείρισης έργων. Και ποιος ξέρει; Ίσως και να το ερωτευτείτε. Έχει σίγουρα πολλά πλεονεκτήματα για να το αγαπήσετε.

Το Zoho Projects είναι ιδανικό για επικοινωνία μεταξύ των μελών μιας ομάδας μεσαίου μεγέθους. Μπορείτε να κρατάτε επαφή με την ομάδα σας μέσω μιας ενσωματωμένης λειτουργίας γραπτής συνομιλίας, μέσω φόρουμ, σελίδων και σχολίων για συγκεκριμένες εργασίες. Η κάθε επιλογή έχει τη δική της μοναδική χρήση.

Το αποτέλεσμα όλων αυτών είναι ένα λογισμικό το οποίο διευκολύνει την ομαλή και ανοιχτή επικοινωνία ανάμεσα στα μέλη της ομάδας1. Και αυτό χωρίς να λάβετε υπόψη σας τις ενσωματώσεις με το υπόλοιπο ‘οικοσύστημα’ του Zoho, το οποίο μετατρέπει το κάθε έργο σε ένα και μόνο κόμβο όπου μπορείτε να βρείτε τα πάντα που χρειάζεστε για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας.

Η άβολη τοποθέτηση των χαρακτηριστικών και η απότομη καμπύλη εκμάθησης δεν βοηθούν το Zoho Projects να γίνει κάτι πραγματικά εκπληκτικό. Επιπλέον, αν η αποτελεσματική επικοινωνία είναι η κορυφαία σας προτεραιότητα ή αν είστε ήδη χρήστης των εφαρμογών παραγωγικότητας του Zoho, το Zoho Projects θα πρέπει σίγουρα να βρίσκεται μέσα στις πιθανές επιλογές σας.

Το Striven είναι λογισμικό για τον σχεδιασμό των πόρων μιας επιχείρησης (ERP) με ενότητες για διαχείριση πρότζεκτ, στοιχείων χρηματοδότησης, απογραφής, διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) και ανθρωπίνων πόρων. Παρά το γεγονός ότι είναι μόνο ένα υποσύνολο της ισχυρής σουίτας εργαλείων του Striven, οι λειτουργίες του στη διαχείριση έργων έχουν εκπληκτικά μεγάλο εύρος. Θα έχετε παρακολούθηση των έργων και του χρόνου, διαγράμματα Gantt, πρότυπα για πρότζεκτ και πολλούς τρόπους συνεργασίας με τα μέλη της ομάδας σας.

Το ξεκάθαρο και εύχρηστο περιβάλλον λειτουργίας του Striven σάς διευκολύνει στην ανάθεση εργασίας, την καταγραφή ωρών ή τη δημιουργία αναφορών για την παρακολούθηση της προόδου σας. Επίσης, χάρη στην ενσωματωμένη αποθήκευση εγγράφων, μπορείτε εύκολα να βρίσκετε και να μοιράζεστε διάφορα αρχεία.

Ωστόσο, το μεγάλο εύρος των χρήσεών του δεν θα σάς έρθει φθηνά – ειδικά αν χρειάζεστε μόνο τη λειτουργία διαχείρισης έργου. Επιπλέον, αν θέλετε ένα λογισμικό που να αποτελεί τον κόμβο για να βελτιστοποιήσετε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησής σας1, δεν θα βρείτε κάτι καλύτερο από το Striven.

Όπως πιθανόν έχετε μαντέψει από το όνομα του, τα διαγράμματα Gantt είναι το δυνατό σημείο του TeamGantt. Το TeamGantt είναι μια από τις πιο απλές εφαρμογές για τη δημιουργία διαγραμμάτων Gantt. Όλα τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής λειτουργούν με drag-and-drop (μεταφορά και απόθεση), γεγονός που σάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε εξαρτήσεις, δευτερεύουσες εργασίες και ενδιάμεσους στόχους χωρίς καμία δυσκολία.

Όλα αυτά σε συνδυασμό με 21 εύχρηστα πρότυπα και με ένα όμορφο περιβάλλον λειτουργίας σάς προσφέρουν ένα εργαλείο απίστευτα φιλικό προς τον χρήστη για τη δημιουργία διαγραμμάτων Gantt μέσα σε λίγα λεπτά1.

Τα μεγαλύτερα έργα μπορεί να απαιτούν προηγμένες λειτουργίες τις οποίες το TeamGantt απλά δεν προσφέρει. Ακόμη και για πολύ μικρά έργα, οι επιλογές για ομαδική συνεργασία, για κοινή χρήση αρχείων και η παρακολούθηση πόρων είναι περιορισμένες.

Παρ’ όλα αυτά, το TeamGantt είναι μια εξαιρετική επιλογή αν χρειάζεστε ένα όμορφο διάγραμμα Gantt και το χρειάζεστε τώρα.

Ανάμεσα στα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης έργων που έχουν σχεδιαστεί για να υποστηρίζουν την παραγωγικότητα της ομάδας, το Bonsai ξεχωρίζει επειδή επικεντρώνεται αποκλειστικά σε ανεξάρτητους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις. Ειδικά οι ανεξάρτητοι επαγγελματίες θα εκτιμήσουν τα προκατασκευασμένα πρότυπα συμβάσεων του Bonsai τα οποία έχουν ελεγχθεί από δικηγόρους, 1 καθώς και το πρόγραμμα δημιουργίας συμβάσεων το οποίο διευκολύνει πάρα πολύ τη δημιουργία του επόμενου πρότζεκτ σας.

Όλες οι συμβάσεις αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο εργαλείο CRM (Σύστημα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων), πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα χρειάζεται να ψάχνετε ανάμεσα σε έναν πολύ μεγάλο αριθμό αρχείων για να βρείτε τα νομικά σας έγγραφα. Επιπλέον, κάθε φορά που δημιουργείτε ένα νέο πρότζεκτ, το Bonsai θα εκδίδει αυτόματα τα τιμολόγιά σας τα οποία θα μπορείτε να στείλετε απλά με ένα κλικ. Όλα αυτά θα τα βρείτε μαζί σε ένα εύχρηστο περιβάλλον λειτουργίας το οποίο εμένα με εντυπωσίασε πραγματικά όταν δοκίμαζα αυτό το λογισμικό.

Δυστυχώς, τα εργαλεία διαχείρισης έργων του Bonsai έχουν αρκετούς περιορισμούς σε σύγκριση με πολλά από τα άλλα εργαλεία που παρουσιάζονται σ’ αυτήν τη λίστα και θα έχετε δυσκολία στη συνεργασία σας με συναδέλφους αν χρησιμοποιείτε μόνο αυτό το εργαλείο. Δεν είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για εταιρικές ομάδες ή για πιο λεπτομερή πρότζεκτ. Ωστόσο, αν είστε ανεξάρτητος επαγγελματίες ή έχετε μια μικρή επιχείρηση, οι λειτουργίες αυτοματοποίησης της ροής εργασίας του Bonsai θα κάνουν πραγματικά θαύματα για να βελτιώσουν τη ροή του έργου σας.

Το HubSpot είναι ένα εργαλείο διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM), όχι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου, και αυτός είναι ο λόγος που βρίσκεται τελευταίο στη λίστα μου. Ωστόσο, μπορείτε και πάλι να προσθέσετε έργα, να δημιουργήσετε αυτόματες ροές εργασίας και να φτιάξετε εξατομικευμένους πίνακες ελέγχου. Βέβαια, όλα αυτά δεν είναι οι πρωταρχικοί στόχοι της εφαρμογής.

Ποιος, όμως, είναι ο πρωταρχικός στόχος του HubSpot; Λοιπόν, το HubSpot σάς δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε τις διαδικασίες των πωλήσεων και του μάρκετινγκ. Με το HubSpot, μπορείτε να ενισχύσετε τις σχέσεις σας με τους πελάτες σας και να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας στοιχεία, αλλά και να βελτιώσετε τη συμμετοχή των επισκεπτών σας στον ιστότοπό σας.

Βέβαια, δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πάρα πολλές λειτουργίες διαχείρισης έργου, όπως οι διαφορετικές προβολές του χρονολογίου ή η δημιουργία ενός σημείου αναφοράς. Όμως, αν χρειάζεστε ένα εργαλείο διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) με ένα ενσωματωμένο εργαλείο διαχείρισης έργου, τότε το HubSpot θα μπορούσε να σάς προσφέρει τον καλύτερο συνδυασμό εφαρμογών στην τιμή μιας και μόνο εφαρμογής1.