Google Workspace Erfahrungen 2025

Leistungsstarke und intuitive Produktivitätswerkzeuge

Google Workspace ist zwar in erster Linie für seine beliebten Tools für die geschäftliche Kommunikation, Zusammenarbeit und Erstellung bekannt, kann aber auch für eine Reihe von Projektmanagementanforderungen eingesetzt werden. Das hatte ich nicht erwartet, als ich mich aufmachte, seine Funktionen zu testen. Schließlich handelt es sich nicht um eine echte Projektmanagementsoftware. Aber Workspace ist sehr vielseitig und verfügt über Kern- und Nischenfunktionen, mit denen du Projekte organisieren und einen produktiven Arbeitsablauf aufrechterhalten kannst.

Workspace zeichnet sich durch Kommunikation und Zusammenarbeit aus, beides wichtige Elemente für gutes Projektmanagement. Nachrichten und Kommentare in Echtzeit sind in Docs, Sheets, Slides und anderen Apps integriert. Live-Chat und virtuelle Meetings helfen dir, dich mit Kollegen und Kunden auf einer persönlicheren Ebene auszutauschen.

Da Workspace cloudbasiert ist (du kannst aber auch offline arbeiten), eignet es sich gut für hybride, dezentrale und standortübergreifende Teams. Es bietet einen großzügigen kostenlosen Plan für bis zu 100 Nutzer, mit dem Wettbewerber wie Microsoft 365 (kein kostenloser Plan) und Zoho Projects (3 Nutzer) nicht mithalten können.

Nachdem ich Workspace ausgiebig getestet habe, würde ich es als eigenständige Lösung für Freiberufler, Solopreneure und KMU empfehlen, die weniger komplexe Projektmanagementanforderungen haben. Größere Unternehmen werden Workspace wahrscheinlich mit einer vollwertigen Projektmanagement-Software kombinieren wollen, was nicht schwer ist, da der App-Marktplatz verifizierte Integrationen mit führenden Anbietern enthält.

Während ich Workspace getestet habe, habe ich auch Bewertungen gelesen, um zu erfahren, ob andere Nutzer mit den Funktionen und Plänen zufrieden waren. Ich kann mit gutem Gewissen sagen: Wenn du eine einsteigerfreundliche Lösung suchst, um Projekte zu verwalten und die Effizienz deines Teams zu steigern, könnte Google Workspace genau das Richtige für dich sein.

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Beeindruckende Tools zur Optimierung des Workflows

Wenn du ein Gmail-Konto hast, kennst du bereits viele der nützlichen Google-Apps und weißt, wie gut sie zusammenarbeiten.

Workspace for Business erweitert diese beliebten Produktivitäts-Tools um erweiterte Kommunikations- und Projektmanagement-Funktionen, wie z. B. Admin- und Team-Dashboards, virtuelle Meetings mit interaktiven Funktionen, 1 TB Cloud-Speicher sowie Support und Sicherheit auf Business-Niveau.

Zu den Plänen gehören auch AppSheet, Googles No-Code-App-Entwicklungstool, und der Zugriff auf das KI-gestützte Produktivitätstool Gemini for Workspace, das dabei hilft, alltägliche und komplexe Aufgaben zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Planen und Verwalten von Projekten mit Sheets

Sheets ist eines der besten Workspace-Tools, um ein Projekt zu verwalten, Aufgaben zu verfolgen und den Fortschritt des Einzelnen und des Teams zu überwachen. Du kannst eigene Projektvorlagen für Sheets erstellen oder eine vorgefertigte Vorlage verwenden. Google bietet verschiedene Vorlagen an, z. B. für Gantt-Diagramme, Projektzeitpläne und Projektmeilensteine.

Mit den integrierten Funktionen von Sheets kannst du Aufgaben bestimmten Mitgliedern deines Teams zuweisen, Abhängigkeiten einrichten, Fristen erstellen und Diagramme zur Darstellung von Daten erstellen. Zur Auswahl stehen unter anderem Tortendiagramme, Zeitleisten und Säulendiagramme. Es gibt auch weniger gängige Diagramme wie Karten, Organigramme, Scorecards und mehr.

Kostenlose und kostenpflichtige Apps erweitern die Funktionen von Google Workspace

Wenn dir die Einfachheit von Google Workspace gefällt, du die Funktionen aber mit zusätzlichen Tools ergänzen möchtest, solltest du zum App Marketplace gehen, wie ich es getan habe. Dort findest du eine ausgewählte Auswahl an kostenlosen und kostenpflichtigen Apps für beliebte Business-Lösungen wie MailChimp, Slack und Salesforce sowie Projektmanagement- und Diagrammsoftware wie Lucidchart, Monday.com, Trello und Jira.

Nachdem du eine App zu Workspace hinzugefügt hast, findest du sie in deiner Workspace-Seitenleiste, sodass du nicht zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herwechseln musst. Beeindruckt hat mich auch das Engagement von Google, jede App zu testen, bevor sie auf den Markt kommt – das zeigt mir, dass sie die Standards des Unternehmens für Zuverlässigkeit, Datenschutz, Sicherheit und Nutzerzufriedenheit erfüllt.

Mit KI die Produktivität steigern

Gemini for Workspace erweitert die Produktivitäts-Tools von Workspace um fortschrittliche KI-Funktionen, mit denen du deine Arbeit noch effizienter gestalten, Aufgaben automatisieren und Projekte verwalten kannst. Du kannst Gemini zu jedem Workspace-Tarif hinzufügen, allerdings ist dafür eine monatliche Gebühr zu entrichten.

Du kannst deine täglichen Aufgaben beschleunigen, indem du Gemini bittest, dich bei der Ausarbeitung von Verkaufsangeboten, der Erstellung von Projektplänen und der Analyse von Daten zu unterstützen. Du kannst Gemini auch bitten, eine individuelle Sheets-Vorlage für das Projektmanagement zu entwickeln oder Medien für eine Slides-Präsentation bereitzustellen. Gemini kann dir auch bei komplexen Aufgaben helfen, z. B. bei der Entwicklung personalisierter Apps für dein Team mit AppSheet oder Apps Script.

Verbessere die Kommunikation mit Chat-Räumen

Google Chat ist viel mehr als nur eine App für Direktnachrichten. Mit ihr kannst du private und auffindbare “Bereiche” erstellen, um einzelne Teamprojekte und unternehmensweite Initiativen zu verwalten. Wenn ein Bereich privat ist, ist er auf Teammitglieder und externe Mitarbeiter/innen beschränkt, die gemeinsam an einem bestimmten Projekt arbeiten.

Sobald du einen Bereich für ein Projekt erstellt hast, kannst du Personen einladen, ihm beizutreten, Aufgaben erstellen und zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und Aufgaben als erledigt markieren. Die Mitglieder eines Bereichs können automatische Benachrichtigungen über Projektaktualisierungen erhalten, Zusammenfassungen von Konversationen einsehen und die wichtigsten Meilensteine, Blöcke oder Hindernisse eines Projekts diskutieren. Die Anzahl der Räume, die du erstellen kannst, ist unbegrenzt.

Google Workspace ist außerordentlich einfach zu bedienen

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der einfach zu bedienenden Tools können sich auch Personen mit begrenzten technischen Kenntnissen schnell an die Nutzung von Google Workspace gewöhnen. Millionen von Menschen haben die Kernfunktionen von Google zu Hause oder bei der Arbeit genutzt, sodass der Umstieg auf Workspace keine Herausforderung sein sollte.

Google macht es selbst den technisch ungeschicktesten Nutzern mit einer Reihe von hilfreichen Demos, Tutorials und Artikeln leicht, sich einzuarbeiten. Ich habe schnell eine passwortgeschützte Projektseite eingerichtet, eine Gantt-Diagramm-Vorlage für Sheets entworfen und einen persönlichen Zeitplan für Projektaufgaben in Keep erstellt.

Erste Schritte mit Google Workspace

Um mit Google Workspace zu beginnen, musst du im Online-Formular die E-Mail-Adresse deines Unternehmens, die Anzahl der Mitarbeiter und die Region angeben. Nachdem du auf die Schaltfläche “Weiter” geklickt hast, fragt Google nach der Domain deiner Website, dem gewünschten Tarif und deinen Zahlungsinformationen. Du musst erst bezahlen, wenn dein 14-tägiger Testzeitraum endet.

Während deiner kostenlosen Testphase können bis zu 10 Nutzer dir helfen, die Funktionen von Workspace zu beurteilen. Du kannst auch den Tarif wechseln, damit du leichter entscheiden kannst, welche Edition für deine Bedürfnisse am besten geeignet ist. Wenn du feststellst, dass Workspace nicht zu deinem Unternehmen passt, kannst du während der Testphase jederzeit kündigen.

Tutorials, Schnellstartanleitungen und praktische Übungen

Sobald du dein Konto eingerichtet hast, solltest du das Lernzentrum besuchen, um zu erfahren, wie du die Funktionen von Workspace optimal nutzen kannst. Es ist eine der umfassendsten Wissensdatenbanken, die ich kenne. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Checklisten und Tutorials zeigen dir, wie du die verschiedenen Funktionen, einschließlich KI, nutzen kannst. Außerdem gibt es Kurse zum Selbststudium, interaktive Lernlabore und Videotrainingsmodule, die eine tiefgreifende Lernerfahrung bieten.

Der Inhalt ist gut strukturiert und leicht zu durchsuchen. Du kannst zum Beispiel nach Produkt oder nach Position und Branche suchen. Wenn du von Microsoft oder einer anderen Produktivitätsplattform auf Workspace umsteigst, gibt es sogar einen Leitfaden, wie du dich mit Workspace vertraut machen kannst.

Einfache Integration mit anderen Business Tools

Du kannst über 100 Dateitypen teilen, zusammenarbeiten und gemeinsam bearbeiten, darunter Microsoft Office-Dokumente und Adobe PDFs, ohne sie in einen Google-Dateityp konvertieren zu müssen. Wenn du eine Microsoft Office-Datei in Google Drive hochlädst, kannst du sie mit Docs, Sheets und Slides gemeinsam bearbeiten und kommentieren. Alle Änderungen werden automatisch im ursprünglichen Office-Format gespeichert.

Du kannst auch Unterhaltungen von anderen Plattformen wie Slack migrieren und Aufgaben und Projekte zwischen Workspace und anderer Projektmanagement-Software synchronisieren. Das heißt, du kannst Google Docs, Sheets oder andere Dateien an Aufgabenkarten in Monday.com oder Asana anhängen und Daten zwischen den Plattformen importieren und exportieren, um den Informationsfluss für dein Team zu verbessern.

Individuelles No-Code App Design

Eines der flexibelsten Tools von Google ist AppSheet, mit dem du personalisierte Apps entwerfen kannst, die auf die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten sind. Die detaillierten Anleitungen von Google stellen sicher, dass auch Personen ohne technisches Wissen eine App entwerfen können, die auf ihre betrieblichen Ziele abgestimmt ist. Du kannst mit einer Vorlage beginnen (es gibt Hunderte von ihnen, sortiert nach Branche, Funktion und Merkmal), um den App-Erstellungsprozess zu starten.

AppSheet kann Aufgaben automatisieren und KI und maschinelles Lernen einbeziehen, um die Effizienz zu steigern und Aufgaben wie das Datenmanagement zu rationalisieren. Du kannst Apps für die Projektverfolgung, das IT-Ticketing, die Ressourcenverwaltung und sogar dein eigenes CRM erstellen.

Workspace ist für Zusammenarbeit gebaut

Jedes Workspace-Tool bietet Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, von Docs und Sheets bis hin zu Chat, Meet und Keep. Neben Kommentaren, Direktnachrichten und @tagging kannst du ein gemeinsames Laufwerk für dein Teamprojekt erstellen, Einzelchats oder Team-Videoanrufe einrichten und mit Meet einen virtuellen Raum gestalten, um ein Projekt mit Kollegen oder Kunden zu besprechen oder zu starten.

Projektstandorte und Team-Dashboards

Passwortgeschützte Projektseiten sind die zentralen Drehscheiben von Workspace für die Verwaltung deiner Projekte. Teams können ganz einfach mit verschiedenen Ressourcen zusammenarbeiten, Projektdokumente sicher speichern, Tools wie Chat, Kalender, Drive, Sheets und Docs einbinden und alle Projektbeteiligten in Echtzeit auf dem Laufenden halten.

Team-Dashboards, die mit Sheets oder Tools von Drittanbietern erstellt werden, sind nützlich, um einen schnellen Überblick über ein Projekt zu erhalten und den Fortschritt zu bewerten. Mit Sheets kannst du Daten abrufen, um Diagramme, Tabellen und Grafiken zu erstellen, die dir Einblicke in die wichtigsten Kennzahlen eines Projekts geben, und automatische Warnmeldungen einrichten, um den Projektstatus zu überwachen, Trends zu erkennen und die Arbeitsbelastung bei Bedarf anzupassen. Das Dashboard von Google Workplace kann in deutsch angezeigt werden, was sehr praktisch ist.

File Sharing

Dein ganzes Team kann gemeinsam an Docs, Sheets und Slides arbeiten. Bearbeitungen und Kommentare sind für alle sichtbar, sobald sie gemacht werden, und jede Änderung wird automatisch im Verlauf deines Dokuments gespeichert. Mit Google kannst du den Zugriff auf Dateien einschränken, festlegen, wer sie ansehen, kommentieren oder bearbeiten darf, und sogar ein Verfallsdatum für die Freigabe festlegen.

Gemeinsame Laufwerke sind spezielle Google Drive-Ordner, die du zum Speichern, Durchsuchen und Zugreifen auf Dateien innerhalb eines Teams verwenden kannst. Sie sind ideal für bestimmte Projekte, bei denen du den Zugang zu sensiblen Initiativen einschränken möchtest, oder für externe Mitarbeiter/innen, die einmaligen Zugriff auf Dateien benötigen.

Mobile App

Leider gibt es für Google Workspace keine einheitliche mobile App mit allen Funktionen. Du kannst jedoch einzelne Apps für iOS- und Android-Handys und -Tablets herunterladen, damit dein Team auch unterwegs zusammenarbeiten und kommunizieren kann und Aufgaben und Projekte im Blick behält. Android-Nutzer können sich auch über ihre mobilen Geräte in ihr Workspace-Konto einloggen.

Sobald du die unterstützten Apps (Gmail, Kalender, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat, Voice, Meet und Keep) heruntergeladen und installiert hast, kannst du auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten, Nachrichten kommentieren und versenden, mit jedem Mitglied deines Teams chatten, an Videomeetings teilnehmen und auf gespeicherte Inhalte aus der Google Cloud zugreifen.

Mehrere Support-Optionen, aber die rechtzeitige Reaktion kann von deinem Plan abhängen

Google bietet mehrere Support-Kanäle an, darunter 24/7 Telefon-, E-Mail- und Live-Chat-Support, der für die meisten Workspace-Kunden in deutsch verfügbar ist. Den umfangreichsten Support gibt es jedoch für die Kunden von Enterprise Essentials und Enterprise Business, die schnellere Antworten, Zugang zu technisch versierten Mitarbeitern und Hilfe bei der Integration von Drittanbietern erhalten.

Google hat auch vorgegebene Kriterien dafür, wie schnell es auf eine Support-Anfrage reagiert und wie schnell es dein Problem löst. Die höchste Priorität und die schnellste Lösung gibt es bei einem Totalausfall des Dienstes.

Wenn du den Standard-Tarif nutzt, kannst du für Premium- oder erweiterten Support bezahlen, allerdings konnte ich die Kosten nicht ermitteln. Wenn du den kostenlosen Essentials-Tarif nutzt, ist der Support auf die Google-Community, Online-Anleitungen und Tutorials beschränkt. Um mit einem Mitarbeiter zu sprechen oder zu chatten, musst du auf Essentials Plus upgraden.

Um den Support zu testen, habe ich zuerst den Chatbot ausprobiert – ohne Erfolg. Nachdem meine Fragen unbeantwortet blieben, bat ich darum, mit dem Vertriebssupport zu sprechen. Auch das kam nicht gut an.

Mit der Nummer in der Hand habe ich Google angerufen. Nicht einmal, sondern zweimal. Nachdem ich einige Fragen des IVR (Interactive Voice Response) beantwortet hatte, wies mich das IVR an, auf einen Support-Mitarbeiter zu warten – aber ich wurde nie mit einem echten Mitarbeiter verbunden. Stattdessen meldete sich das IVR wieder und sagte mir, dass das Vertriebsteam nicht verfügbar sei und ich später noch einmal anrufen solle, was ich auch tat – ohne Erfolg.

Seltsamerweise konnte ich den Support an einem Sonntagmorgen erreichen und erhielt hilfreiche Antworten auf einige meiner Fragen. Ich habe mit einem Mitarbeiter des Workspace Individual-Supports gesprochen, der meine Fragen zum Business-Plan nicht beantworten konnte, aber er hat mir einen Link geschickt, über den ich das Vertriebsteam kontaktieren kann.

Auf der anderen Seite fand ich die Online-Ressourcen von Google klar, informativ und umfangreich. Mit jedem Workspace for Business-Tarif kannst du dir Demos ansehen, Produktivitätstipps für verschiedene Anwendungsfälle abrufen, dich für Tutorials und Lernlabore anmelden und vieles mehr.

Verschiedene Tarife und Preise für unterschiedliche Bedürfnisse

Google bietet eines der umfangreichsten Angebote für Produktivitäts- und Projektmanagement-Software an, die ich je gesehen habe – insgesamt 18. Es gibt ein Workspace-Angebot für praktisch jeden Bedarf, von Freiberuflern und kleinen Teams bis hin zu großen Unternehmen, Schulen und gemeinnützigen Organisationen.

Im Gegensatz zu Microsoft bietet Google sein Workspace Essentials Starter kostenlos an. Es enthält die wichtigsten Produktivitätswerkzeuge, aber nicht die Funktionen, die in den kostenpflichtigen Business-Plänen enthalten sind. Es eignet sich am besten für Freiberufler, Solopreneure und kleine Unternehmen, die bereit sind, auf einige fortgeschrittene Funktionen zu verzichten und mit einem begrenzten Support zurechtzukommen.

Es gibt vier abgestufte Workspace for Business-Tarife, die für jede Unternehmensgröße geeignet sind, von kleinen Firmen bis hin zu Großunternehmen. Im Vergleich zu anderen Office-Produktivitäts- und Projektmanagement-Softwareprogrammen sind diese Pläne preislich wettbewerbsfähig. Das Starter-Paket für $6.00 pro Nutzer/Monat bietet zusätzlich Video- und Sprachkonferenzen für bis zu 100 Personen, einen 24/7-Kundensupport, Chat-Räume mit Zugang für Kunden/Gäste und Sicherheit auf Unternehmensniveau.

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Jeder Workspace-Tarif – vom kostenlosen Essentials-Tarif aufwärts – beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl von Projekten, was ich bei anderen Produktivitäts- und Projektmanagement-Softwareprogrammen noch nicht gesehen habe. Auch der Speicherplatz ist großzügig bemessen: Er beginnt bei 15 GB pro Nutzer im kostenlosen Plan und steigt auf 50 TB im Enterprise-Plan.

Schulen können den kostenlosen Plan Education Fundamentals wählen oder andere Workspace-Editionen zu einem reduzierten Preis erwerben. Als Lehrkraft erhältst du einzigartige Tools wie Classroom und Assignments, mit denen du dein Arbeitspensum verwalten, Klassen-Dashboards erstellen und das Engagement der Schüler/innen verbessern kannst

Google bietet gemeinnützigen Organisationen außerdem eine kostenlose Workspace-Edition an und reduziert die Gebühren für seine Business-Pläne um bis zu 79 %. Gemeinnützige Organisationen profitieren außerdem von 10.000 $ (das entspricht etwa 9.200 € ) an Google Ad Grants und dem YouTube Nonprofit Program.